Présentations efficaces

PowerPoint 2010: Comment supprimer un arrière-plan d'image

2012-01-26T11:15:00.000-05:00

Vous avez trouvé l'image parfaite pour votre présentation mais son arrière-plan pause problème avec votre modèle de présentation... et vous n'avez pas de logiciel de traitement d'image ou manquez de temps?

Voici une vidéo qui vous explique comment supprimer un arrière-plan d'image directement dans PowerPoint 2010! Un outil de traitement d'image pour utilisateur pressé. :-)

Et plus d'excuses pour les "carrés blancs" dans vos prochaines présentations visuelles!

Si vous avez des commentaires ou des questions, n'hésitez pas à les inscrire ci-dessous.

Comment modifier un ClipArt dans PowerPoint 2010

2012-01-11T15:03:00.001-05:00

Il y a quelques jours je vous ai mentionné que quelques tutoriels suivraient pour vous démontrer l'utilisation de certaines fonctions utilisées lors du montage de ma présentation de Noël. Donc aujourd'hui, place à la démonstration pour modifier l'aspect d'une image ClipArt!

Si vous avez des questions, des commentaires ou des demandes, écrivez-moi ci-dessous et je me ferai un plaisir d'y répondre! :-)

Concernant ma dernière publication pour le logiciel Camtica:

J'ai réussi à produire quelques vidéos tests de courtes durées. Toutefois Camtica "crash" dès que je veux produire une vidéo plus longue que 1-2 minutes. :-(
J'attends le retour du support technique de la compagnie...et je vous en donne des nouvelles!

Camtica: un outil de production de vidéos de démonstration et de tutoriels

2012-01-09T15:22:00.001-05:00

MISE À JOUR (20 janvier 2012):
Dans la version originale de cette publication je vous mentionnais que je reviendrais avec mes commentaires.

J'ai effectué des tests et malgré le fait qu'on m'avait fourni une clé de licence, je n'ai jamais réussi à effectuer des captures de plus de 1 minute. Lors de ma première demande de support technique, j'ai reçu une réponse en 24h me mentionnant que c'était normal avec la version d'essai. Malgré ma réponse à l'effet que j'avais pourtant une clé de licence, je n'ai obtenu aucune autre réponse!

Malgré le fait que ce logiciel est peu coûteux, vous n'aurez probablement pas le goût de courir le soutien technique. Le lien de référence au bas de la publication a donc été supprimé.

Je suis à préparer une série de courtes vidéos afin de démontrer comment produire une image stylisée à partir d'un dessin ClipArt en plus de vous faire la démonstration de nouveaux outils de traitement d'images dans PowerPoint 2010.

Puisque l'entreprise Jiteco m'a demandé de tester leur nouveau produit qui permet d'effectuer des enregistrements d'écran, je vous donne un bref aperçu de leur solution logicielle aujourd'hui. Vous pourrez ensuite avoir mes commentaires sur l'outil dans les prochaines publications qui traiteront des fonctionnalités de PowerPoint.

Nom du logiciel: Camtica

Facilité d'installation: Oui. Le téléchargement, l'exécution et l'installation se font rapidement.

Fonctionnalités:

Enregistrements de votre écran pour vos démonstrations de logiciel, vos présentations ou tutoriels, démonstrations de produit, etc. (production d'une vidéo .wmv ou .avi)
Enregistre votre Bureau en entier, une région rectangulaire sélectionnée ou une région dynamique autour de votre curseur de souris.
Enregistre votre webcam en même temps, ou uniqement la webcam, si vous le voulez.
Enregistre votre commentaire audio si vous le voulez.

Interface:

Comme le démontrent les images ci-dessus, l'interface est simple d'utilisation. Les listes déroulantes vous permettent de choisir la portion d'écran à capter, l'enregistrement de la webcam et de l'audio.

Lorsque vous décider d'enregistrer aussi la webcam, une bonne façon d'humaniser davantage vos démos, vous pouvez déterminer à quel endroit cette vidéo sera positionnée dans votre enregistrement final.

Une petite fenêtre fait un décompte pour le début de l'enregistrement et vous rappelle que la touche F10 permet d'y mettre fin.

Je vous reviens donc avec mes commentaires sur la facilité d'utilisation ainsi que la qualité des vidéos produites dans ma prochaine publication. :-)

Meilleurs voeux 2011...avec PowerPoint!

2011-12-22T18:15:00.000-05:00

Je vous partage aujourd'hui un petit montage pour vous souhaite un joyeux temps des fêtes. Il a été réalisé avec PowerPoint 2010 puis enregistré en format vidéo.

Dans les prochaines publications je vous expliquerai les différentes étapes pour produire le bonhomme de neige stylisé à partir d'un ClipArt, comment produire les flocons de neige à partir d'une image puis les animer.

Si vous avez des questions à propos de ce montage, n'hésitez pas à les inscrire ci-dessous et je m'assurerai d'y répondre lors des prochaines publications.

Passez d'excellents moments avec vos proches et vos amis et profitez-en pour prendre un peu de repos! :-)

P.S. Vous pourrez également retrouver mes voeux 2010 sur ma chaîne YouTube. :-)

La puissance du visuel dans vos présentations PowerPoint: devenez 43% plus persuasif (Partie 3)

2011-12-16T09:00:00.000-05:00

Comme je vous le mentionnais dans le deuxième article de la série, les résultats d'une étude commanditée par 3M a démontré que l'on peut être 43 % plus efficace à persuader notre auditoire si nous utilisons des éléments graphiques ou visuels (source: article The Power of Visual Communication de Mike Parkinson).

Trois raisons importantes de cette amélioration:

    1. Les éléments visuels améliorent notre compréhension et notre rétention

    2. Ils affectent nos émotions et notre attitude

    3. Ils engagent notre imagination et améliorent notre pensée créative

Puisque plusieurs psychologues s'entendent pour dire que la plupart de nos décisions sont basées sur notre jugement intuitif et nos émotions, vous conviendrez que les éléments visuels deviennent très importants dans le succès de nos présentations.

Comme le mentionne Mike Parkinson dans son article, il est maintenant prouvé que l'utilisation de visuels influence la perception de l'auditoire face au sujet et, par le fait même, la perception que les gens ont de la personne qui présente. Pour citer J.R. Levine (Réf. # 12 de l'article):

Les images interagissent avec le texte pour produire des niveaux de compréhension et de mémoire supérieurs au texte seul.

Voici quelques exemples pour illustrer la puissance des éléments graphiques ou visuels.

1- Imaginez-vous un présentateur qui demande à son auditoire si leurs clients sont traités comme des numéros. Laquelle des images suivantes vous interpellent davantage?

Une diapositive de texte...

Ou une image de client "numéroté" ?

2- Et si on doit faire un exposé sur la pauvreté qui affecte les enfants, quelles seraient vos réactions à cette photo?

Seulement quelques mots...et pourtant très clair comme message

3- Une présentation de vos services, produits ou solutions sera beaucoup plus efficace si on l'accompagne d'éléments visuels. Le but n'est-il pas que les clients potentiels se souviennent de vous?

Une diapositive plutôt descriptive...

Peut devenir rapidement plus facile à saisir avec des éléments graphiques.

Comme vous pouvez le constater, l'être humain réagit fortement à l'utilisation d'images et de graphismes. Il en est de même pour les clips vidéo. Qui résiste bien longtemps à l'envie de visionner une vidéo partagée sur le babillard Facebook d'un ami? ;-)

Si cet article vous rappelle des situations où vos émotions ont été touchées par des images ou des éléments visuels, pourquoi ne pas partager avec nous? :-)

P.S. Si vous avez le goût d'apprendre comment améliorer vos propres présentations, j'ai des sessions de webinaire et coaching disponibles. Contactez-moi pour les détails.

La puissance du visuel dans vos présentations PowerPoint: les raisons - Partie 2

2011-12-13T08:30:00.000-05:00

Je poursuis aujourd'hui avec la deuxième partie de ma série d'articles sur la puissance des éléments visuels dans vos présentations. Encore une fois, je remercie Mike Parkinson de m'avoir autorisé à citer son excellent article The Power of Visual Communication.

Vous avez certainement conscience du changement de vos émotions selon les images ou les éléments visuels qui vous sont présentés. Comme le mentionne Mike dans son article : "Combien de fois avez-vous entendu, Je ne l'ai pas cru avant de l'avoir vu. Des recherches démontrent que la citation Voir, c'est croire est plutôt vraie".

En fait, si on se réfère à la citation complète du Marquis de Sade "Voir, c'est croire ; mais sentir, c'est être sûr !" (Maximes et pensées (1740-1814)), on touche un point encore plus important: le ressenti ou la perception qu'ont les gens d'une situation ou un événement. À cet effet, l'article mentionne que le Stanford Persuasive Technology Lab a effectué une étude auprès de 2440 personnes afin de leur demander d'évaluer la crédibilité de différents sites web. Près de la moitié des participants ont mentionné que l'aspect visuel était le critère numéro un pour déterminer la crédibilité des informations présentées. Même le choix des couleurs peut influencer positivement ou négativement les gens! Pour un petit rappel, je vous invite à lire ma publication sur la Signification des couleurs dans une présentation.

Et en termes de persuasion, qu'en est-il ?

Mike Parkinson nous fait part d'une étude bien intéressante à ce sujet. En 1986, l'école de gestion de l'Université du Minnesota a effectué un projet de recherche commandité par la compagnie 3M. Résultats :

Les présentateurs qui utilisent des supports visuels sont 43 % plus efficaces à persuader leur auditoire d'adopter une certaine ligne de conduite que les présentateurs qui n'en utilisent pas.

Ces chercheurs ont même découvert que des présentateurs moyens qui utilisent un support visuel étaient aussi efficaces que les présentateurs expérimentés qui n'en utilisaient pas... Intéressant non ? Bien entendu, je me dois de préciser qu'un support visuel efficace doit, justement, être visuel et non textuel. Alors, oubliez les listes à puces interminables !

Et vous, voulez-vous de venir un présentateur efficace ?

Dans la dernière partie de cette série, je vous donnerai des exemples d'éléments visuels qui rehaussent une présentation pour la rendre efficace.

D'ici là, je vous invite à partager vos commentaires ci-dessous. :-)

La puissance du visuel dans vos présentations PowerPoint: les raisons - Partie 1

2011-12-11T10:24:00.000-05:00

Suite à ma sortie face à l'idée de retourner aux flipcharts du parti Anti PowerPoint, j'ai décidé de vous offrir une série de trois articles pour vous démontrer toute la puissance de la communication visuelle, références et études scientifiques à l'appui!

Mike Parkinson de Billion Dollar Graphics, rencontré au Presentation Summit à quelques reprises, est une mine d'or d'informations concernant la communication visuelle. Ma série de 3 articles sera donc basée sur son excellent article The Power of Visual Communication, ainsi que sur mes expériences et exemples personnels. D'ailleurs, je le remercie chaleureusement de me permettre d'utiliser ses informations.

Mes lecteurs de longue date savent à quel point je suis convaincue de l'efficacité des éléments visuels pour être efficace et convaincant lors d'une présentation. Mais voici des faits très intéressants tirés de l'article de Mike:

Le psychologue Albert Mehrabian a démontré que 93 % de la communication est non verbale.
Une recherche effectuée par 3M Corporation conclut que nous pouvons traiter les informations visuelles 60 000 fois plus rapidement que le texte.
D'autres études ont trouvé que le cerveau humain décode les images simultanément alors que le langage l'est de façon linéaire et séquentielle, ce qui requiert plus de temps.

Mike cite également le Dr Lynell Burmark, du Thornburg Center for Professional Development et auteur de livres et d'articles sur la littératie visuelle (notre capacité à comprendre un message présenté sous forme visuelle ou graphique) : "...à moins d'être reliés à une image, nos mots, concepts et idées iront dans une oreille, navigueront à travers le cerveau, et ressortiront par l'autre oreille. Les mots sont traités par notre mémoire à court terme où on ne retient qu'environ 7 éléments (bits) d'information, plus ou moins 2. C'est d'ailleurs pourquoi les numéros de téléphone se composent de 7 chiffres. Pour leur part, les images vont directement dans la mémoire à long terme où elles y resteront graver."

Intéressant non? Quoique, à voir tous les efforts des médias pour utiliser des éléments visuels, on ne peut que réaliser que c'est parce qu'ils ont compris tout le pouvoir que cela a sur nous. Nous sommes bombardés d'images, mais nous pensons aussi "en images". Il n'est pas rare que nos souvenirs, bons ou mauvais, soient accompagnés d'images qui nous remémorent l'événement. Par exemple, me remémorer le bonheur vécu lors de différents voyages me ramène des images de plage, d'activités en famille ou des heures de plaisir dans les parcs de Disney!

Peut-être que certains d'entre vous aurez commencé à rêver après avoir vu cette photo... ;-)
Pour reprendre les paroles de Mike, "Les éléments visuels sont non seulement de bons communicateurs mais nous affectent également psychologiquement et physiologiquement". Une image heureuse aura généralement un effet bénéfique et relaxant, alors que les images tristes ou celles reliées à la multitude de mauvaises nouvelles dans nos médias affecteront négativement notre moral.

Davantage sur les émotions et le taux de succès relié à l'utilisation d'éléments visuels dans la partie 2...À suivre ;-)

Et vous, quels effets ont les éléments visuels sur vos décisions?

To PowerPoint, or not to PowerPoint, that is the question!

2011-12-09T09:00:00.000-05:00

Désolée pour ce titre anglophone, mais c'est le premier à m'être venu en tête suite à la lecture d'un article du Portail PME de la Confédération Suisse : Moins utiliser Powerpoint pour dynamiser sa présentation.

Selon Matthias Poehm, fondateur du Parti Anti Powerpoint en Suisse, les pertes monétaires reliées aux pertes de temps des employés pendant les présentations peuvent se chiffrer à des milliards de dollars. À ce sujet, je lui donne entièrement raison ! Si nous préparons des présentations avec l'outil PowerPoint uniquement pour projeter du texte à l'écran, aussi bien envoyer le document - on ne peut tout de même pas appeler un fichier PowerPoint rempli de texte une présentation non ? ;-) - par courriel à tous les participants pour les informer et gagner du temps. Comme je l'ai déjà mentionné dans mon post Comment persuader son auditoire, on ne peut convaincre ou inspirer des gens avec des paragraphes de texte à l'écran.

Là où j'ai de grands doutes, c'est lorsque l'article mentionne que selon les observations de M. Poehm "... une conférence réalisée avec un support informatique donne de moins bons résultats que la même présentation s'appuyant sur la technique du flip chart (les fameuses grandes feuilles de papier que l'on retourne sur un trépied)". A-t-on déjà essayer de dessiner sur du papier devant un auditoire de plusieurs centaines de personnes ? Est-ce que des tests ont été fait avec de réelles présentations visuelles ? Il y a pourtant de plus en plus d'études qui démontrent l'efficacité des éléments visuels. Sans oublier le succès des livres qui prônent l'utilisation d'éléments visuels comme Presentation Zen, Slideology ou Resonate (Vibrations en français, lancé le 15 décembre), ou encore l'intérêt d'entreprises comme HP et 3M pour ce sujet.

Alors, on utilise l'outil PowerPoint ou pas ? À cette question je réponds : ce n'est pas la première question à se poser ! Réfléchissez en premier lieu à votre sujet, aux attentes de votre auditoire et à leurs objections, et finalement posez-vous la question si une présentation visuelle demeure l'outil de choix pour accompagner votre discours. Si tel est le cas, prenez le temps de bien structurer votre message et trouver l'histoire qui s'y cache pour créer le suspense. En passant, effectivement PowerPoint est une "machine sans vie" (citation de M. Poehm), c'est l'être humain qui l'utilise qui doit réfléchir et bien l'utiliser. ;-)

Un dernier conseil à tous ceux qui ne veulent utiliser les nouvelles technologies : les nouvelles générations sont nées avec la techno et ils s'attendent à la retrouver dans toutes les sphères de leur quotidien. Si vous tardez trop à intégrer les outils technologiques lors de vos présentations (avec une utilisation réfléchie et adéquate, bien entendu !), vous risquez fort de passer de conférencier superstar à zéro d'ici quelques années.

Alors, To PowerPoint, or not to PowerPoint ? : prenez le temps d'y réfléchir selon vos besoins et ceux de votre auditoire ! :-)

La puissance de la communication visuelle

2011-12-08T16:00:00.000-05:00

En lisant une série Q&A sur le site AgentSolo.com, une personne demandait la meilleure façon de faire des sauvegardes de son PC et une personne a suggéré le logiciel Acronis (lien vers le site francophone). Loin de moi l'intention de faire l'évaluation de ce logiciel! C'est plutôt la vidéo suivante sur leur site américain qui a attiré mon attention. Vous conviendrez que de tenter d'expliquer comment un logiciel de sauvegarde peut être un avantage pour le commun des mortels, qui n'a pas toujours beaucoup de connaissances techniques, peut être un réel tour de force. Mais en utilisant le pouvoir des images et de l'histoire (oui, oui, le storytelling!), je suis convaincue qu'ils gagneront plusieurs nouveaux clients pour leur logiciel. :-)

Avez-vous aimé leur vidéo? :-)

Créativité en 10 secondes ou 10 minutes, y'a une différence?

2011-12-08T11:03:00.001-05:00

Vous est-il déjà arrivé de vous faire questionner sur le temps requis pour concevoir votre présentation? Ou de vous faire demander de produire une présentation visuelle créative, d'allure professionnelle et dont le message est percutant...pour d'ici 1 heure?

L'agence Kreativ a eu l'idée de convaincre ses clients que la créativité prend du temps. Ils ont donc fait une vidéo avec les gens les plus créatifs: des enfants! :-) On leur demande de créer une horloge en 10 secondes puis on refait l'expérience mais, cette fois-ci, en leur laissant 10 minutes. Regardez cette vidéo pour voir leurs résultats. Très instructif et intéressant!

Etre créatif demande du temps - Insolite

Et vous, combien de temps croyez-vous avoir besoin pour être créatifs? Partagez vos expréiences ou commentaires avec nous ci-dessous.

Pour transformer vos présentations, captiver et convaincre votre auditoire: Vibrations de Nancy Duarte

2011-12-02T10:23:00.001-05:00

Il y a deux ans, j'ai eu le bonheur d'assister à la présentation That Resonates With Me! de Nancy Duarte lors de mon passage au Presentation Summit. Quelle femme inspirante!

Basée sur son livre Resonate - Present visual stories that transform audiences, sa présentation nous a effectivement transformés. Pourquoi? Parce qu'elle a tout simplement mis en pratique ce qu'elle a écrit dans son livre.

Vous avez le goût d'être inspirés pour améliorer vos prochaines présentations ? Vous cherchez un cadeau de Noël pour un présentateur de votre entourage ? J'ai reçu un communiqué de presse de Diateino qui saura vous réjouir. La parution de la version traduite se fera le 15 décembre prochain : Vibrations - Transformez vos présentations en histoires visuelles pour captiver et convaincre votre auditoire. :-)

À travers les 9 règles de la Vibration (donc 9 chapitres ;-) ), vous apprendrez pourquoi il est important de toucher notre auditoire et de créer du contenu significatif. En prenant le temps de bien structurer votre prochaine présentation, vous pourrez présenter un message dont les gens se souviendront toute leur vie; vous pourrez vraiment les toucher.

Les sources d'inspirations ne manquent pas sur Internet pour nous aider à améliorer nos présentations visuelles mais il faut également savoir revenir à la base et s'inspirer de livres, de magazines ou autres publications écrites. D'ailleurs, lors d'une conversation que j'ai eue avec Nancy Duarte, elle me mentionnait que la raison de la grande créativité de son équipe chez Duarte est principalement reliée au fait que tout le brainstorming des projets s'effectue avec des crayons et du papier ou des tableaux blancs. :-)

En attendant la sortie de Vibrations, je vous invite à relire quelques-unes de mes publications qui parlent de revenir à la méthode du crayon:

N'hésitez pas à partager vos commentaires ci-dessous!

5 règles pour améliorer la police de caractère de votre présentation

2011-11-07T16:27:00.000-05:00

J'ai déjà écris au sujet de la bonne utilisation des polices de caractères dans vos présentations visuelles; elles peuvent aider à votre message...ou devenir votre pire cauchemar!

À la lecture d'un article à ce sujet sur site Present Your Story ce matin, j'ai eu le goût de vous partager 5 éléments importants de leur liste.

Utilisez des polices Sans Serif : les petits empattements censés aider à la lecture des textes à l'impression peuvent devenir difficile à lire lorsque projetés à l'écran.
Utilisez des polices de caractère standards : l'utilisation de polices personnalisées peuvent devenir votre pire cauchemar si votre présentation doit "voyager" sur plusieurs ordinateurs. Sans compter que peu de gens sont en mesure d'installer facilement de nouvelles polices sur leur PC...surtout dans les milieux corporatifs! Certaines polices plus sûres: Arial, Verdana, Helvetica, Tahoma et Calibri (si vous êtes à la version PowerPoint 2007 ou 2010)
Prenez garde de modifier votre texte en graphique : il est toujours possible d'utiliser un logiciel comme Photoshop ou Illustrator pour produire une image d'un texte stylisé, ou de produire une image à partir d'une zone de texte. Par contre, vous devez être conscient que cela engendre plus de travail s'il y a des mises à jour par la suite.
Évitez trop de subtilités : Les polices de caractères trop minces ou le manque de contraste sont vos pires ennemis lors de la projection!
Utilisez l'emphase correctement : Mettre de l'emphase sur des portions de texte est à la fois utile et nécessaire toutefois, trop de variété en réduira l'efficacité.

Bons choix (avec modération) : caractère gras, couleur différente, taille plus grande

À éviter : l'usage de trop de types de polices différentes, le texte souligné.

Cette liste n'est pas exhaustive mais un bon point de départ pour vous aider à améliorer vos présentations.

Si vous avez des commentaires, n'hésitez pas à les partager ci-dessous. Et si vous avez besoin d'accompagnement, contactez-moi. :-)

Comment la technologie et une histoire peuvent séduire votre auditoire

2011-11-04T19:46:00.000-04:00

Une vidéo amusante qui allie technologie, histoire et un auditoire satisfait!

Bon week-end! :-)

Votre présentation PowerPoint passe-t-elle le test du 5 secondes?

2011-11-04T11:07:00.000-04:00

Je viens de lire un article intéressant sur Forbes ce matin: "Vinod Khosla's Five-Second Rule". M. Khosla y mentionne comment il a réussi à accompagner de nombreuses entreprises à améliorer leurs présentations PowerPoint de vente à des clients ou partenaires potentiels en appliquant la règle du 5 secondes.

D'ailleurs, j'ai expérimenté cette règle il y a quelques années lors d'un atelier de Nancy Duarte lors du Presentation Summit...très révélateur! :-)

Règle du 5 secondes???

On affiche une diapositive d'une présentation pendant 5 secondes, puis on la retire et demande aux gens de nous la décrire.

Une diapositive surchargée échoue le test en plus d'échouer son rôle en tant qu'outil visuel d'accompagnement : aider à la présentation!

Deux éléments clés des présentations "visuelles"

Moins, c'est mieux! Le fameux "Less is more".
La perception humaine, qui fait en sorte que lorsque des éléments visuels sont affichés nos yeux sont automatiquement attirés pour les analyser. Plus le contenu est dense, plus de temps est requis pour analyser le tout...et ne plus être à l'écoute de ce que VOUS dites!

Une solution ?

Inspirez-vous des publicités visuelles! En y regardant de plus près, vous remarquerez que les plus efficaces ne comporte qu'un visuel simple et très peu de mots. Vous pouvez aussi lire mon article publié en 2008 : Truc # 3 pour améliorer vos présentations.

Alors, est-ce que vos présentations passent le test du 5 secondes? :-)

N'hésitez pas à partager vos expériences ou commentaires ci-dessous.

Presentation Summit : 3 leçons pour améliorer vos présentations

2011-11-02T08:00:00.000-04:00

Il y a quelques semaines déjà, j'assistais au Presentation Summit à Austin au Texas. Pendant 4 jours j'ai pu m'inspirer et apprendre auprès de passionnés des présentations visuelles.

Les sujets étaient variés mais voici tout de même 3 leçons tirées de ce séjour.

1. Design visuel des présentations
Une présentation bien élaborée permet de faire des connexions entre nos idées. L'utilisation d'images, d'éléments visuels ou d'objets rend notre message plus efficace.

i - Définir le problème de notre auditoire
ii - Planifier les éléments qui peuvent illustrer notre discours
iii - Créer!
2. L'importance de l'histoire
Des données demeurent sans importance jusqu'à ce qu'on raconte l'histoire qui s'y cache. En choisissant de faire ressortir l'histoire, vous vous connectez aux émotions de votre auditoire et faites appel à leur côté créatif où ils pourront identifier leur vie de tous les jours à votre histoire.
Faire appel au côté émotif ou créatif du cerveau signifie aussi faire appel à leur mémoire à long terme. ;-)

Côté rationnel et côté émotif du cerveau - Formation CHABOS

3. Permettez-vous d'être un présentateur différent

Votre règle d'or pour votre présentation devrait être la suivante (citation de Nancy Duarte, de Duarte Design): "Ne donnez jamais une présentation à laquelle vous ne voudriez pas assister vous-même."

Faites taire la crainte d'être différent ou de trop ressortir de la masse. Permettez-vous de vous démarquer et de briller! Pour emprunter à deux femmes inspirantes, Les Coups de pieds, "choisissez-vous et laissez briller votre joyau!"

Pour être différent il faut toutefois y mettre du temps et être prêt à maîtriser nos outils technologiques. Et vous, êtes-vous prêts à transformer vos présentations et le présentateur que vous êtes pour 2012?

Partagez-nous vos commentaires ou expériences ci-dessous. Et contactez-moi si vous avez besoin d'accompagnement. :-)

5 choses à éviter dans votre présentation

2011-11-01T10:24:00.000-04:00

Ce matin je vous partage un résumé d'un article très intéressant de Ethos3 qui énumère 5 choses à éviter dans une présentation. Ces 5 éléments font d'ailleurs partie du processus que j'utilise avec tous mes clients afin de leur permettre d'être des orateurs mémorables pour leur auditoire.

Ne soyez pas désorganisé
Des objectifs flous vous mèneront dans la mauvaise direction. Que voulez-vous que l'auditoire apprenne ou retienne? Quelles actions devraient poser les gens après votre discours?
La présentation n'est pas à propos de vous
Laissez votre ego "au vestiaire"! Votre présentation doit adresser les attentes et/ou les préoccupations de l'auditoire.
Ne submergez pas les gens avec trop d'informations
Votre expertise d'un sujet est votre meilleur atout...et votre pire ennemi! Prenez le temps de présenter les informations requises une étape à la fois et évitez d'en inclure beaucoup trop pour le temps à votre disposition.
Ne passez pas votre temps à vous excuser
Il est pratiquement inévitable de parfois manquer de préparation, de commettre une bévue technique ou encore de dire les mauvaises choses au mauvais moment. Lorsque cela vous arrive, simplement corriger la situation ou les faits et poursuivre votre exposé. Plus vous mettrez de l'emphase sur un problème, plus la distraction sera grande pour votre auditoire.
Ne vous effondrez pas lors des questions
Avec une bonne connaissance de notre sujet et de notre auditoire - c'est pour cette raison que je parle régulièrement de l'importance de la préparation et de la structure du message! - on peut prévoir plusieurs questions d'avance. Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, admettez-le tout simplement et offrez aux participants de leur retourner la réponse par courriel. Ceci est une excellente opportunité de réseautage! :-)

En bref, ne sous-estimé jamais l'importance de la préparation de votre message et de votre contenu. Posez-vous des questions AVANT d'ouvrir votre logiciel, PowerPoint ou autre. Et finalement, pratiquez, pratiquez...et pratiquez! :-)

Si vous avez des questions n'hésitez pas à les soumettre ci-dessous. Si vous avez besoin d'accompagnement pour que votre prochaine présentation soit un succès, contactez-moi.

8 leçons pour les présentateurs de la part de Mickey & Disney

2011-10-25T13:48:00.000-04:00

Andrew Dlugan de Six Minutes a publié un article intéressant hier. Il y mentionne comment les présentateurs peuvent s'inspirer de Disney et son icône Mickey Mouse. Étant une fan de Disney et une passionnée des présentations, je n'ai pu résister à l'idée de vous partager les 8 leçons tirées de l'article de Andrew.

Souciez-vous de la qualitéEngagez-vous à produire un événement de qualité: votre préparation, respect de la durée, vos diapos, vos documents de soutien, votre message, etc. Une façon de vous garantir d'être réengagé!
Ne négligez pas les petits détailsUn message fort ne suffit pas si certains petits détails sont oubliés: copies de documents en quantité suffisante, préparer votre salle, éviter les fautes d'orthographe des diapos, la pratique de votre présentation, etc.
Vous voulez une nouvelle idée? Réinventez une ancienneNe pas hésiter à présenter une nouvelle approche d'une vieille idée, tout comme Disney a réinventé d'anciens contes européens!
Prenez soin de votre auditoire
Essayez de créer le meilleur environnement possible (taille de la salle, température, luminosité, outils visuels, etc.)
Tout le monde aime une histoire
Les orateurs qui ont du succès comprennent l'importance et le pouvoir d'une bonne histoire. Les histoires ajoutent de l'émotion et du réalisme.
Les histoires ont besoin de vilains et de héros
Votre présentation a aussi besoin des "vilains" car sans vilains, pas de conflit et pas de conflit, pas de suspense ou d'intrigue.
Les panneaux d'affichage sont partout
Pour votre auditoire, votre discours peut être une succession complexe d'idées, de faits, d'histoires. Assurez-vous de leur procurer une structure facile à comprendre et guidez-les sur votre parcours.
Un état d'esprit
Êtes-vous un leader? Un modèle? Une inspiration? Votre état d'esprit influencera votre performance et l'opinion de votre auditoire face à vous.

N'hésitez pas à visiter l'article complet de Andrew Dlugan ici (an anglais).

Et n'hésitez pas à partager vos commentaires ou vos expréiences ci-dessous!

Près de 22 500 visiteurs pour Présentations Efficaces dans la dernière année!

2011-09-28T11:40:00.000-04:00

Lorsque j'ai démarré le blogue Présentations Efficaces en octobre 2008, ma seule prétention était de partager ma grande passion: communiquer efficacement à l'aide des présentations visuelles.

Au fil du temps, j'ai eu le bonheur de voir le nombre de visiteurs s'accroître et interagir, me permettant de déceler les sujets qui vous préoccupent le plus. D'ailleurs, je travaille présentement sur un eBook qui traitera uniquement des masques dans PowerPoint. Non seulement les masques sont-ils très méconnus mais ils sont également un grand défi pour biens des utilisateurs.

Aujourd'hui c'est avec grand plaisir que je partage avec vous les résultats d'achalandage de Google Analytics pour la dernière année!

Je vous remercie de me suivre en si grand nombre. :-)

Afin de vous remercier, j'aimerais vous donner accès à un petit guide disponible sur ma page d'affaires Facebook : 5 secrets de conception incontournables pour améliorer vos présentations. Il suffit de cliquer sur l'onglet Un cadeau offert de la page Bienvenue/Welcome puis sur J'aime pour y avoir accès. Cette page Facebook affiche un lien vers les publications du blogue, mais j'y partage également plusieurs autres informations au sujet des présentations et du service à la clientèle.

Si vous êtes un de mes lecteurs réguliers, je tiens à vous mentionner que le contenu vous sera familier car il provient de plusieurs articles de blogue. Vous pourrez tout de même profiter du téléchargement afin d'avoir l'information regroupée dans un seul fichier. ;-)

Encore une fois, merci! Et surtout, n'hésitez pas à partager quels sujets vous préoccupent afin que mes publications soient encore mieux adaptées à vos besoins.

En direct du Presentation Summit...être comme le bambou

2011-09-20T15:08:00.001-04:00

J'ai souvent mentionné que pour produire des présentations efficaces il était impératif de s'inspirer de plusieurs sources. Puisqu'une présentation devrait être un outil de "support visuel" pour un présentateur, nous pouvons donc chercher de l'inspiration dans les publicités télévisées ou écrites, se procurer de bons livres sur le sujet ou encore, assister à des événements qui réunissent les meilleurs de l'industrie pour échanger. C'est d'ailleurs pourquoi j'assiste au Presentation Summit depuis maintnant 7 ans.

Encore cette année, nous pouvons bénéficier de l'expertise et des bons conseils d'une multitudes d'excellents présentateurs et de professionnels du design. Sans oublier les opportunités de réseautage incroyable!

Je préparerai donc une série d'articles dans les prochaines semaines afin de vous partager tendances, trucs et meilleures pratiques.

D'ici ma prochaine parution, je vous partage les 10 points clés de la présentation "Be like a bamboo" de Garr Reynolds ce matin. Pourquoi le bambou? Parce que dans la culture japonaise ils préconisent de s'inspirer davantage de la nature.

Donc, en gardant cette analogie en tête, soyez davantage comme le bambou.

Ce qui semble être faible est en fait fort.
Plier sans casser.
Bien ancrer mais flexible.
Ralentir notre cerveau.
Être toujours prêt.
Trouver de la sagesse dans le vide.
Sourire, Rire, Jouer
S'engager dans sa croissance et se renouveller.
Exprimer son utilité via la simplicité
Libérer son pouvoir pour rebondir.

Merci à Garr pour cette inspirante présentation!

Présentation efficace = se conformer aux conventions de lecture de l'auditoire!

2011-09-01T14:42:00.000-04:00

Hier était jour de rentrée scolaire pour mes enfants et des problématiques de transport scolaire ont été vécues par certains élèves. Résultats: certains ont manqué leur autobus le matin...et surtout en fin d'après-midi pour le retour à la maison!

Certains diront: "Mais Chantal, quel est le rapport avec les présentations?". Non seulement cet incident a un rapport avec les présentations, mais il en a un avec toute situation où l'on doit communiquer de l'information de façon adéquate. Je m'explique.

Voici un petit encadré similaire à celui retrouvé sur la carte d'étudiant de mon fils afin qu'il puisse trouver le bon autobus.

Pour un élève stressé de sa première journée à l'école secondaire (ou le lycée en France), son premier réflexe sera de lire de gauche à droite, comme la convention de lecture qu'il a apprise depuis plusieurs années. Donc, il cherchera le #12 pour son retour à la maison. Bon choix? Et bien non! La lecture de ce petit encadré devait se faire de gauche à droite le matin...puis de droite à gauche pour le retour. ;-)

La leçon à retenir:

Dans vos présentations ou dans vos documents écrits, assurez-vous de respecter la convention de lecture utilisée par votre auditoire.

À moins de présenter à un auditoire dont la langue maternelle est arabe ou asiatique, donc habitué à lire de droite à gauche, assurez-vous de garder le mouvement naturel "gauche à droite" pour les éléments graphiques.

Alternative

Si vous devez démontrer un processus qui déroge au sens de lecture naturel de votre auditoire, utilisez des animations discrètes pour guider l'oeil ou faire afficher vos éléments de façon séquentielle.

Un message clair et efficace rendra vos communications mémorables!

Comuniquer une information critique avec du visuel: un article de Connie Malamed

2011-08-26T22:25:00.001-04:00

Ce n'est pas la première fois que j'écris au sujet de la communication efficace à l'aide d'éléments visuels. Mais cette fois-ci, alors que mes voisins américains de la côte Est évacuent leur domicile à cause de l'ouragan Irène, et que je suis moi-même à faire des préparatifs en prévision de vents d'environ 100 km/h et des précipitations pouvant atteindre de 50 à 150 mm de pluie dans la nuit de dimanche à lundi dans ma région, j'aimerais vous partager un article d'actualité écrit par Connie Malamed, une consultante, auteure et conférencière spécialisée en design visuel rencontrée lors de ma dernière formation en présentations visuelles.

Connie a partagé aujourd'hui un article intitulé : Communiquer de l'information visuelle critique: l'ouragan Irène (Communicating Critical Visual Information: Hurricane Irene). Elle y compare les cartographies de l'ouragan proposées sur les sites The Weather Channel et New York Times.

Dans un premier temps, elle nous montre l'image du site The Weather Channel suivante:

Le trajet montré sur cette carte n'est pas très précis. Comment les gens concernés peuvent-ils avoir une bonne idée comment ils seront touchés? Pour ma part, résidente des Cantons-de-l'Est au Québec, je peux uniquement dire que nous aurons des conditions météorologiques sévères en plus d'un aperçu très imprécis du moment où nous serons touchés. Non seulement cette carte manque cruellement de détails, mais elle posera également tout un défi aux personnes atteintes de daltonisme qui ne peuvent discerner le rouge et le bleu...pas très utile. Le choix des couleurs vives n'aide pas le visiteur à vraiment discerner l'information qui peut lui être utile. Je vous accorde le fait qu'un site américain donne l'information principalement pour ses citoyens mais, que voulez-vous, faute de pouvoir s'informer adéquatement via nos propres réseaux nationaux, on choisit encore leur site!

Dans le cas de la deuxième carte, beaucoup d'informations y sont présentées mais avec des références pour seulement 4 grandes villes américaines.

Même pour les américains, il devient difficile de savoir où notre ville ou municipalité se situe dans ces prévisions critiques si nous ne sommes pas de la région des 4 villes montrées! Comme Connie Malamed le mentionne dans son article, les deux cartes qui précèdent ne tiennent pas vraiment compte des besoins des citoyens qui visiteront le site pour tenter de se préparer aux intempéries. L'utilisation de couleurs colorées et vives pour tous les éléments n'aide pas à discerner ce qui est le plus important.

Un langage visuel nuancé

C'est avec le site du New York Times que les visiteurs pourront réussir à mieux s'informer. Voici une capture de la carte interactive que le site fournit, avec un zoom sur ma région pour m'aider à visualiser la situation en ce vendredi soir.

On peut remarquer l'utilisation d'une carte avec des couleurs beaucoup plus neutres qui permettent de visualiser davantage de détails...et de voir vraiment quelle trajectoire sera empruntée par l'ouragan!

Cette carte interactive permet de voire une trajectoire continue pour les régions présentement touchées par l'ouragan alors que la ligne en pointillés permet aux utilisateurs plus au Nord, comme moi, d'évaluer à quel moment les conditions météo seront moins bonnes. Pour ma part, je sais maintenant qu'entre 14h dimanche et 14h lundi, je serai touchée par ces vents et cette pluie de tempête tropicale - la petite flèche bleue indiquant la région où j'habite, il est donc probable que la nuit de dimanche sera mouvementée non? ;-)

Ces informations ne rendront pas la météo plus facile mais elles permettront de nous préparer.

Les conclusions de Connie

Les éléments visuels efficaces:

1) des perspectives sommaires et détaillées; 2) grand contraste de couleurs pour indiquer les régions comportant de l'information critique; 3) différents niveaux, ou couches, d'informations; 4) lignes pointillées qui indiquent ce qui peut potentiellement arriver; 5) une attention à la lisibilité/accessibilité des informations; 6) l'interactivité qui procure une information pertinente pour le lecteur.

La conclusion de Chantal

Lorsque vous devez présenter, ayez toujours en tête les besoins et les attentes de votre auditoire. Cette attention de votre part vous donnera des résultats mémorables!

Maintenant, si vous voulez bien m'excuser, je crois que je vais planifier ce qu'il me reste à préparer avant dimanche soir. ;-)

La couleur comme outil d'influence...pour le meilleur et pour le pire!

2011-08-18T13:34:00.000-04:00

Nous vivons dans un monde où la couleur joue un très grand rôle. Panneaux de signalisation, décoration, monde de la mode, etc. En 2009 j'ai publié un article traitant de la signification des couleurs dans une présentation. Deux ans plus tard, le sujet est encore autant d'actualité et peut s'appliquer autant à vos présentations visuelles (PowerPoint, Prezi ou autres) qu'à vos documents imprimés.

Saviez-vous qu'une utilisation judicieuse des couleurs peu influencer positivement votre clientèle ou vous aider à vous démarquer? Selon un article de Jill Morton publié sur le site Xerox.com, le choix de la teinte de bleu dans le moteur de recherche Bing porte certains à dire qu'elle pourrait aider à générer des millions de $ en revenus de publicité!

Trois éléments à retenir:

La combinaison de trois couleurs a un meilleur effet.
Une seule couleur attire moins l'attention que deux. Mais l'utilisation de 4 couleurs distrait les gens du message (ici, faire une distinction entre couleur et différentes déclinaisons de la même teinte).
Le jaune et le noir attirent plus l'attention que les autres combinaisons de couleurs.

Malgré ces éléments, je suis consciente que de bien harmoniser votre choix de couleurs n'est pas toujours aisé. Si vous utilisez PowerPoint 2007 ou 2010, l'introduction des Thèmes et des Couleurs dans l'onglet Création peut vous faciliter la tâche. Vous pourrez facilement choisir une palette de couleurs qui s'harmonisent à vos besoins ou encore en adapter une existante.

Il existe également un site où vous pouvez trouver de l'inspiration et des utilitaires (payants et gratuits) qui pourront vous inspirer: http://www.colorschemer.com/products.php. Dans le cas du ColorSchemer Online, vous pouvez choisir votre couleur dominante et le site vous propose un choix de couleurs qui s'harmoniseront bien avec cette dernière.

Si vous désirez faire bonne impression sur votre clientèle ou votre auditoire, prenez le temps de bien choisir la palette de couleurs de votre prochaine présentation. Non seulement vous devez penser à utiliser les couleurs corporatives pour renforcer votre identité visuelle, mais assurez-vous de ne pas créer un stress supplémentaire par un choix de couleurs criardes.

Et vous, il y a certaines couleurs qui vous agressent davantage que d'autres?

Dans vos présentations visuelles, moins c'est mieux: 3 trucs pour y arriver

2011-08-12T10:18:00.000-04:00

Lorsque l'on doit préparer notre présentation visuelle, il est important d'avoir en tête notre auditoire, leurs attentes et le message que l'on désire transmettre (voir aussi cette publication sur la préparation). J'ai déjà également mentionné qu'une présentation est beaucoup plus efficace lorsque notre contenu est plus aéré (voir Truc #1, #2, #3, #4 et #5).

La lecture du livre de Guy Kawasaki Enchantment (L'art de l'enchantement) sur l'art d'enchanter notre clientèle m'amène à faire un parallèle avec les présentations. Dans son chapitre qui traite de comment surmonter la résistance, il mentionne que "moins peut être mieux" pour réussir à enchanter les gens.

Voici donc 3 trucs pour enchanter votre auditoire:

Utilisez des images : elles éveillent davantage les émotions des gens ce qui aide à réduire leur résistance...ou à mieux les convaincre.
Illustrez vos chiffres : si vous regardez un tableau de nombres qui démontrent la hausse du nombre d'accidents vs. une image d'accident avec le dernier décompte, quelle diapositive vous "parlera" davantage? Gardez les chiffres précis et détaillés pour un rapport papier et non pour les afficher à l'écran.
Racontez une histoire ou une anecdote : rien de mieux pour faire passer notre message! Il suffit de trouver un exemple personnel, ou l'histoire d'un cas réel, afin que ce que vous exposez soit plus réel et touche davantage les gens. En exemple? Les publicités de OnStar sont devenues beaucoup plus efficaces lorsqu'ils ont diffusé des extraits d'appels de détresse réels...et les revenus de l'entreprise ont fait un bond de géant!

Vous aimeriez remodeler vos présentations pour qu'elles aient un meilleur impact? Contactez-moi et nous pourrons organiser un coaching individuel ou une formation de groupe, en personne ou virtuelle. :-)

Comment enchanter votre auditoire...inspiré de Guy Kawasaki

2011-07-20T10:11:00.000-04:00

J'ai eu le bonheur de recevoir le livre Enchantment The Art of Changing Hearts, Minds, and Actions de Guy Kawasaki qui est une lecture tout à fait inspirante! Toutefois, mon billet d'aujourd'hui ne sera pas une critique de livre mais bien un parallèle entre enchanter ses clients et enchanter son auditoire lors d'une présentation.

Dans son premier chapitre, Guy Kawasaki mentionne une question cruciale à se poser : Que pensent les gens? Pour enchanter des gens, nous devrions pouvoir s'imaginer à leur place et se poser 3 questions afin de planifier nos actions... tout à fait le processus qui devrait être utilisé pour planifier une présentation visuelle mémorable, avec PowerPoint ou tout autre outil de présentation!

Voici donc les 3 questions exposée dans Enchantment qui s'appliquent également à vos présentations:

Qu'est-ce que cette personne veut? Les gens qui assistent à vos présentations se demanderont quelles sont vos motivations et ce que vous pouvez leur apporter.
Est-ce que les efforts pour changer en valent la peine? Vous devez démontrer que votre offre (produit, service, formation, coaching, etc.) s'aligne à ce qu'ils recherchent, à leurs besoins. Votre auditoire doit avoir la conviction que ce que vous proposez et son coût vaut davantage la peine que le statu quo.
Puis-je changer? Même si vous avez convaincu votre auditoire que le changement/produit/service en vaut la peine, prouvez-leur qu'ils peuvent y arriver également malgré les efforts qu'ils devront y mettre. Comprenez leurs craintes ou leurs objections face au changement. Ayez de l'empathie ET faite ressortir les bénéfices qu'ils auront suite à ce changement.

On peut tous faire ou donner des présentations mais si on veut obtenir une présentation efficace qui sera un véritable outil de communication, il est primordial de commencer à planifier d'avance...et pratiquer. :-)

Et vous, quelles questions prenez-vous le temps de vous poser avant de planifier votre présentation?

Solution a l'entreprenariat selon Cameron Herold: une presentation efficace qui fait reflechir

2011-06-09T08:51:00.001-04:00

Aujourd'hui je vous partage un exemple de présentation efficace de Cameron Herold, un entrepreneur invité lors du TEDxEdmonton en Mars 2010.

M. Herold nous fait remarquer que le problème du manque d'entrepreneurs au Canada pourrait certainement provenir du manque de valorisation de l'esprit d'entrepreneurship dans notre système scolaire.

Peu importe notre position face à ce fait, ce qui rend sa présentation efficace tient à trois éléments principaux:

Il raconte une histoire, ou plutôt, SON histoire d'élève mal adapté au système scolaire et ses débuts comme entrepreneur.
Il privilégie l'utilisation de peu de mots sur des diapositives ce qui fait en sorte que...
Il établit un vrai contact visuel avec son auditoire puisqu'il ne fait pas la lecture de texte sur des diapos!

TED Talk

Cameron Herold: Let's raise kids to be entrepreneurs

Et vous, qu'en pensez-vous? :-)

Polices de caractere efficaces dans vos PowerPoint: la raison scientifique

2011-05-27T10:19:00.000-04:00

Mon confrère Geetesh a publié un billet très intéressant de Jerry Weissman sur son blogue Indezine. Il y est question du meilleur type de police de caractère à utiliser pour l'affichage et pour les documents.

Les résultats confirment ce que je vous ai déjà mentionné dans certaines de mes publications :

Les polices de caractère avec sérif - celles qui comportent des empattements comme Times New Roman, Cambria, Garamond, Georgia, etc. - sont les plus efficaces pour les documents de texte. Les empattements guident le lecteur et facilitent la reconnaissance des lettres.
Les polices sans sérif - sans empattements comme Arial, Verdana, Calibri, Helvetica, Tahoma - sont plus efficaces pour l'affichage. Puisqu'elles attirent davantage l'attention, elles sont d'ailleurs utilisées pour des affiches pratiquement universelles : les panneaux ARRÊT (Stop) et SORTIE (Exit).

Ces résultats ont d'ailleurs été confirmés par Stanislas Dehaenev, un neuroscientifique du Collège de France à Paris, dans son livre Reading in the Brain: The New Science of How We Read.

Le point important à retenir pour les présentations PowerPoint? Traiter le texte dans vos diapositives comme de l'affichage ou un grand titre de journal qui comporte surtout des mots clés. Gardez les structures de phrases de la grammaire francophone pour vos documents et privilégiez les mots clés dans vos présentations.

Votre public ne peut assimiler vos idées si vous agressez leurs yeux avec des diapositives surchargées. Sans oublier qu'il doit, contrairement à des lecteurs, assimiler ce que vous affichez et vous dites en même temps. Jerry Weissman parle alors de surcharge sensorielle des yeux, des oreilles et du cerveau!

Vos diapositives PowerPoint doivent être votre "affichage" et vous, l'élément essentiel de la présentation. :-)

Un outil genial pour vos presentations!

2011-05-09T21:45:00.002-04:00

Un ami à moi vient de faire le lancement d'un nouveau complément (add-in) pour PowerPoint qui est tout à fait génial: le FillSlammer.

Ce petit outil permet d'obtenir des dégradés de couleur dans vos formes dessinés dans PowerPoint. Par exemple, dans l'image ci-dessous, j'ai dessiné une série de rectangles puis choisi la couleur du premier et du dernier. FillSlammer se retrouve dans l'onglet Complément de PowerPoint 2007 & 2010, il suffit donc d'aller l'ouvrir et indiquer si on veut un dégradé de couleurs à l'horizontal ou la verticale et voilà le résultat!

Rectangles créés dans PowerPoint puis dégradé de couleurs avec Fill Slammer

Mais ce n'est pas tout! Vous pouvez également choisir d'effectuer un dégradé avec des images comme motif de remplissage. Voici un exemple créé entièrement dans PowerPoint 2010:

Rectangles créés dans PowerPoint avec remplissage avec une image

Dans cet exemple, j'ai profité du fait que PowerPoint 2010 offre des outils d'effets artistiques pour les images. J'ai donc inséré la photo de mon choix puis appliquer l'effet "Éclat - bords". Avec un clic droit de la souris j'ai enregistré le tout en tant que nouvelle image. Finalement, j'ai ouvert FillSlammer pour sélectionner mon image originale pour la première forme (à gauche) et mon image modifiée pour la dernière (à droite).

On peut donc créer de superbes effets en seulement quelques minutes et tout cela directement dans notre logiciel PowerPoint!

Allez visiter le site de Steve pour voir la petite vidéo: FillSlammer

La présentation PowerPoint | capacadie.com

2011-04-04T13:14:00.001-04:00

La présentation PowerPoint capacadie.com

Bon article si on veut éviter l'ennui de notre auditoire lors d'une présentation PowerPoint!

Focus:
1- Message à transmettre
2- Communication efficace par le dialogue
3- S'adapter aux besoins de l'auditoire pour maintenir l'intérêt

Ce que j'y ajoute:
1- Réfléchir et structurer son message loin de l'ordinateur pour demeurer créatif
2- Pratiquez votre présentation plusieurs fois
3- Utilisez le mode présentateur pour réduire le texte affiché au minimum et continuer de voir vos notes. ;-)

Si vous avez le goût de partager vos propres trucs pour éviter l'ennui de votre auditoire, n'hésitez pas à commenter ci-dessous.

Au plaisir de vous lire!

Revonations du printemps pour le site www.chabos.ca et livres numeriques

2011-03-27T15:18:00.000-04:00

J'ai été plus négligente pour l'ajout d'articles sur mon blogue dernièrement. La raison ? Grand changement pour le site web de mon entreprise !

En effet, j'ai récemment effectué un changement d'hébergeur web qui prône des valeurs environnementales alignées aux miennes ! L'hébergement est alimenté à 100 % par énergie verte. Et tant qu'à faire un changement d'hébergeur, aussi bien en profiter pour faire un changement de "look". Bien que je sois encore dans les "rénovations" du printemps, je vous invite à jeter un oeil au http://www.chabos.ca/. N'hésitez pas à me faire part de vos commentaires directement sur le formulaire prévu à cet effet si le coeur vous en dit!

Je suis également à vous préparer deux ou trois livres numériques (eBook) traitant des présentations visuelles à l'aide de PowerPoint! Les sujets? Je garde le suspense encore pour quelques semaines... ;-)

D'ailleurs, à bien y penser, partagez ci-dessous (ou via le formulaire sur mon site) quels sujets vous seraient les plus utiles pour vous permettre d'améliorer vos présentations. Votre avantage à le faire? Il pourrait bien y avoir quelques téléchargements gratuits en réserve pour ceux qui participent lorsque mes livres seront disponibles. :-)

Alors, à vos claviers! Partagez quels éléments des présentations vous embêtent.

Sauver du temps avec les éléments graphiques dans PowerPoint

2011-03-08T10:37:00.000-05:00

Il n’est pas rare de télécharger du nouveau matériel graphique libre de droits pour nos besoins en présentations PowerPoint (certains ClipArt, des images, des clips sonores ou vidéos). Toutefois, il est parfois ardu de retrouver nos « trouvailles » si leur classement n’est pas structuré!

Mon ami Tony Ramos a partagé ce lien ce matin :
Here’s a Simple Way to Save Time When Working with Graphics in PowerPoint » The Rapid eLearning Blog

C’est une solution très intéressante pour gagner du temps en classant nos fichiers multimédias utilisés dans Microsoft Office en général, mais aussi plus particulièrement dans PowerPoint, à partir de la Bibliothèque multimédia. Allez y jeter un œil, je suis certaine que cela peut être d’une grande utilité !

Un auditoire qui retient 90 % de votre message après 1 an: possible avec du visuel!

2011-02-23T14:33:00.000-05:00

Je viens de faire une belle découverte sur le blogue de ma consoeur Nancy Duarte, de Duarte Design - l'équipe qui a travaillé avec Al Gore pour sa présentation. ;-)

Elle vient de partager une vidéo (en anglais) d'une présentation de Sunni Brown (auteure de Gamestorming - l'apologie des tempêtes d'idées visuelles ou visual brainstorming). Superbe présentation qui nous explique pourquoi les éléments visuels sont si puissants dans nos présentations mais aussi, comment ils nous permettent d'améliorer notre compréhension.

Sunni mentionne qu'il est plutôt mal vu de crayonner ou "doodler" de nos jours mais que cette habitude peut littéralement nous permettre de mieux apprendre que la simple prise de notes. À cet effet, elle donne l'exemple de Virginia L. Scofield, Ph.D., la première chercheuse à suggérer le mode de transmission du VIH. Pendant ses études, madame Scofield a brillamment réussi un cours de chimie, échoué une première fois, en faisant des résumés "visuels" ou, si on veut, en mettant à profit le "doodling". Leçon apprise : en transposant du texte en langage visuel nous apprenons mieux !

Ceci vient rejoindre l'idée de base pour créer une présentation efficace et mémorable : éloignez-vous de votre ordinateur ! Puisque notre cerveau répond davantage aux éléments visuels, il n'est pas difficile de croire que votre créativité sera grandement améliorée par le crayonnage ou doodling.

Et votre auditoire dans tout ça? Oui, si vous avez porté attention au titre de ma publication, vous aurez deviné que des chercheurs ont établi que le taux de rétention d'une présentation avec du visuel après 1 an est de 90 % !!! Plutôt impressionnant, mais ce qui explique probablement pourquoi Al Gore a eu autant de succès avec sa présentation n'est-ce pas ?

Mais puisque les chercheurs aiment faire des comparaisons, ils ont bien sûr fait des recherches sur le taux de rétention d'une présentation plus textuelle ou verbale. Avez-vous une idée du pourcentage? Êtes-vous bien assis? (Roulement de tambours....) Le taux de rétention d'un message plus textuel ou verbal après 72 heures est de... 10 %!
Alors, quel impact préférez-vous avoir sur votre auditoire? Trois jours? Ou 365 jours???

Je vous invite à regarder la vidéo de Sunni chez Duarte Design, même si elle est en anglais. Je suis convaincue que vous apprécierez beaucoup, même si vous comprenez peu l'anglais. :-)

Formation PowerPoint: CHABOS se joint à Logi-Création

2011-02-03T14:00:00.000-05:00

Je suis heureuse de vous annoncer que je me joins à l'équipe de formateurs de Logi-Création, division Formation, afin d'offrir une formation PowerPoint qui vous permettra de transformer vos présentations visuelles en outils de communication.

Dès le 21 février 2011, j'offrirai la première formation Transformez vos présentations PowerPoint^® en de formidables outils de communication visuels. Pendant cette journée nous aborderons 7 concepts permettant de concevoir des présentations efficaces et mémorables:

Faites vos devoirs! : questions à se poser, analyse de contenu, développement d'un message.
Principes de conceptionde base : polices de caractère, couleurs, règles de contraste, diminution de la pollution visuelle, animations à éviter, etc.
Réduction du texte : alternatives aux listes à puces et utilisation d'un document de support.
Utilisation des médias visuels pour remplacer du texte : les différents types de médias et où les trouver.
Les animations...prise 2! : animations significatives qui aident à la compréhension du votre message par votre auditoire.
Devenez un conteur : façons d'imager votre histoire, ou plutôt, l'histoire du message qui convaincra votre auditoire.
Devenez un présentateur flexible : ajout d'éléments de navigation dans une présentation, hyperliens, diaporamas personnalisés, insertion d'objets, déclencheurs. Cette section est une introduction aux Présentations relationnelles.

N'hésitez pas à communiquer avec Logi-Création pour plus de détails:
T 450 956-1030
info@logi-formation.com

PowerPoint 2007: Thème et Dispositions

2011-01-19T15:52:00.000-05:00

J'ai reçu plusieurs questions dernièrement concernant des problèmes rencontrés avec le masque des diapositives dans PowerPoint 2007.

Aujourd'hui, je partage donc avec vous une petite capsule vidéo qui vous permettra de comprendre pourquoi il est possible d'avoir des difficultés à appliquer un Thème (ou modèle). La clé du succès: utiliser les Dispositions!

Si vous avez des commentaires ou des questions au sujet de cette capsule, n'hésitez pas à les transmettre ci-dessous.

D'autres capsules suivront afin de vous accompagner dans la découverte des particularités du Masque des diapositives.

Comment créer un bouton interactif dans PowerPoint

2011-01-17T13:13:00.000-05:00

Dans ma dernière publication je vous ai promis la méthode pour créer un bouton interactif dans PowerPoint alors, chose promise, chose due!

Voici donc une courte démonstration vidéo. Prendre note que la résolution de l'image a été réduite pour réduire le temps de téléchargement pour l'affichage.

N'hésitez pas à m'écrire si vous avez des questions!

Interactivité = présentations efficaces + présentateur confiant

2011-01-07T14:46:00.003-05:00

Il vous est déjà arrivé de vous sentir prisonnier de votre présentation PowerPoint ? Ou encore, d'avoir un membre de l'auditoire qui, Oh ! Malheur, vous pose une question pour laquelle votre contenu se trouve... dans une autre présentation ? :-(

Il y a aussi la situation tout aussi embarrassante où, malgré tous vos efforts de préparation pour vous adapter au public qui sera présent lors de votre présentation, vous réalisez qu’on vous a mal informé et votre contenu n’est plus du tout adapté. Cela vous rappelle de mauvais souvenirs ?

Vous me voyez certainement arriver avec « mes gros sabots » : ajoutez de l’interactivité à vos présentations et ces situations pourraient devenir que de mauvais souvenirs !

La première chose à faire pour y arriver ? Diviser votre contenu en sections afin de regrouper vos sujets similaires (vous pouvez également relire les trucs pour améliorer les présentations, publiés en septembre 2008 et octobre 2008). À titre d’exemple, voici une image provenant de mon matériel de formation :

Contenu interactif dans PowerPoint

À gauche, vous pouvez voir huit boutons, libellés par un mot clé, me donnant accès aux différentes sections de ma formation.

Sous les boutons de section, les images miniatures me donnent accès à chacune des diapositives d’une section donnée. Dans mon exemple, nous sommes dans la section Design (bouton avec un effet de surbrillance blanche), où j’ai accès à 8 diapositives différentes.

Malgré cette possibilité de faire des choix, on peut décider de présenter notre contenu de façon linéaire, comme une présentation conventionnelle. Par contre, lorsque nous réalisons que notre auditoire connaît déjà certains éléments, il est facilement possible d’ignorer complètement certaines diapositives.

Cette façon de structurer mon matériel s’est avéré très utile lors d’une formation donnée à des graphistes il y a quelques années ! Entre autres, ils n’avaient pas un grand besoin au niveau de la signification des couleurs. J’ai donc pu adapter le déroulement de leur formation selon leurs questions tout en respectant une séquence logique et le temps qui était alloué.

D’autres utilités pour du contenu interactif ?

Bien que les contenus destinés à de la formation soient très bien adaptés aux présentations PowerPoint interactives, certains de mes clients ont également adopté ce type de présentation pour d’autres besoins :

Présentation des différents produits ou services d’une entreprise
Tableau de bord donnant accès à tous les documents d’information d’une équipe de vente
Présentation d’un plan d’affaires
Etc.

Comme vous pouvez le constater, les présentations interactives peuvent s’adapter à une multitude de situations ou de domaines. Il suffit de faire travailler notre imagination !

Je vous invite à partage vos questions ou commentaires ci-dessous.

Prochaine publication : comment créer des boutons de navigation et y ajouter les hyperliens

PowerPoint pour vos voeux de Noël

2010-12-10T17:16:00.000-05:00

Avec la période des Fêtes qui approche, il est agréable de trouver des façons originales de transmettre nos voeux à notre entourage.

Je me suis donc amusée à rechercher des images et des clips sonores du temps des fêtes sur le site de Microsoft afin de vous préparer quelque chose directement dans PowerPoint. J'ai trouvé un fichier WAV qui me plaisait en plus d'utiliser une image vectorielle (WMF) intéressante: un paysage d'hiver avec quelques personnages.

Pourquoi ce type d'image? Parce que j'obtenais ainsi, après l'avoir insérée sur ma diapo PowerPoint, la possibilité de la convertir en un objet de dessin Microsoft Office pour ensuite la dissocier.

L'image originale provenant du site de Microsoft

Il est possible d'avoir à effectuer l'étape de dissociation plus d'une fois, selon les groupements d'objets effectués par le créateur. Cela en vaut bien la peine car on peut ainsi animer les différents objets à sa guise.

Voici donc ce que cela donne, une fois la présentations exportée au format vidéo WMV à l'aide de la fonction de Création de vidéo de PowerPoint 2010 (configurée à une taille moyenne pour Internet).

Je vous transmets donc mes meilleurs voeux un peu plus tôt, en espérant vous avoir donné un peu d'inspiration pour vous amuser à en faire autant! :-)

Prochaine publication: de retour avec l'interactivité dans PowerPoint.

Présentation interactive: les solutions

2010-12-03T16:48:00.000-05:00

Depuis la création de mon blogue, j'ai vanté, à plusieurs reprises, les mérites d'utiliser des présentations interactives pour améliorer l'efficacité du message et de rendre la présentation mémorable pour votre auditoire.

Une solution simple

Pour facilement ajouter de l'interactivité à votre présentation il suffit d'utiliser le mode présentateur de PowerPoint . Cette fonction vous permet de vous déplacer facilement entre vos différentes diapositives sans avoir à mémoriser leur numéro.

Une solution qui fait appel à votre mémoire

Certains présentateurs ont la chance d'avoir une mémoire phénoménale, ou encore un fichier de présentation suffisament petit, et arrivent à retenir le numéro de chacune de leurs diapositives de contenu (je vous l'avoue dès maintenant, ce n'est pas mon cas! Je préfère me concentrer davantage sur d'autres détails ;-) ). Dans un tel cas, il suffit de taper le chiffre de votre diapo sur le clavier puis Entrée/Enter pour y arriver. C'est une façon assez simple de "naviguer" mais je crois que la gymnastique mentale devient très exigente.

Une solution flexible avec des hyperliens

PowerPoint possède des fonctionalités d'hyperliens très pratiques qui nous permettent de configurer un menu de navigation. Cette solution est très efficace pour monter des présentations flexibles car les hyperliens peuvent être faits vers une autre diapo de votre présentation, vers une autre présentation PowerPoint, un autre type de fichier (Excel, Word, PDF, etc.) et même vers un site web.

Ceux qui me connaissent savent que c'est ma façon préférée de concevoir des présentations. Toutefois, je suis assez honnête pour dire que ces fonctions peuvent en rebuter plusieurs s'ils sont moins familiers avec PowerPoint, ou n'importe quel autre logiciel de présentation finalement. C'est pourquoi je consacrerai plusieurs de mes prochaines publications sur la façon de concevoir des présentations flexibles. À suivre pour ceux qui s'intéressent à l'interactivité! ;-)

Aujourd'hui je vais tout de même vous parler brièvement d'un nouvel outil que j'ai la chance d'expérimenter: ActivePresentation Designer, un logiciel mis au point par Jamie Garroch, un très sympathique écossais rencontré lors de ma participation au Presentation Summit en octobre dernier (oui, le produit est en anglais). Ce complément de PowerPoint, aussi appelé "add-in", permet justement d'automatiser la création d'une structure de navigation en plus de gérer la configuration des hyperliens! J'en suis à mes premiers tests avec ce produit alors je vais vous revenir avec des captures d'écran et plus de détails dans une prochaine publication. Mais je peux tout de même vous dire qu'à première vue, c'est génial! Allez jeter un coup d'oeil à son site web si votre curiosité vous empêche d'attendre une prochaine publication.

Si vous avez des questions au sujet des présentations interactives, n'hésitez pas à me les faire parvenir. Je pourrai partager le tout avec tous les lecteurs si vous me le permettez.

Présentation efficace = vendre plus

2010-11-29T09:34:00.000-05:00

J'ai lu un article très intéressant de Laurent Marcoux ce matin : Vendre plus: 13 raisons pour un client d’acheter votre produit ou service. Mais pourquoi parler de "vendre plus" dans un blogue traitant des présentations ? La raison est fort simple: si nous devons faire une présentation à un groupe, c'est forcément parce que nous devons vendre (idée, produit, service), convaincre ou inspirer. Certains sont sûrement tentés de me répondre: "Mais moi je ne vends rien, je donne de la formation." Et inspirer votre auditoire à apprendre et évoluer, qu'en dites-vous ? ;-)

Tout comme pour la vente, la présentation devra toucher le côté émotionnel des gens pour les pousser à agir. À titre d'exemple, prenons le quatrième élément de la liste proposée par Laurent : le besoin de sécurité.

Dans un contexte de vente
À ses débuts, l'entreprise OnStar n'obtenait pas les résultats escomptés au niveau de ses abonnements car leurs publicités étaient axées sur les caractéristiques du système et son fonctionnement. Par la suite, ils ont lancé des publicités où des appels réels reçus par leurs agents étaient recréés. En écoutant ces appels d'urgence les gens ont commencé à réaliser que leur sécurité était en jeu et qu'un tel système pouvait réellement leur être utile. Même si cet exemple est un peu vieillot, il n'en demeure pas moins que l'entreprise a pu accroître son réseau d'abonnés à plus de 3,5 millions d'abonnés à l'époque !

Dans un contexte de présentation
Dernièrement j'ai eu à collaborer à la conception d'une présentation pour une entreprise spécialisée en technologies de l'information. Nous aurions pu défiler la liste des services de l'entreprise et leurs caractéristiques mais, vous en conviendrez, cela n'aurait pas été très convaincant pour leurs clients potentiels! Un des éléments utilisés dans leur cas : les irritants et les inconvénients reliés à une mauvaise sécurité informatique. Qui n'a pas déjà vécu les péripéties d'une panne d'ordinateur causée par des virus informatiques ? Ou encore, la perte de données importantes qui ne pouvaient être récupérées...et votre dernière copie de sauvegarde datait d'un an! En touchant ces cordes sensibles de leurs clients potentiels, il devenait plus facile de démontrer la valeur ajoutée de leurs services.

Dans votre prochaine présentation, tentez de garder en mémoire la liste des 13 raisons émotionnelles "d'acheter" et vous serez surpris des résultats!

Et si Steve Jobs devenait votre inspiration?

2010-11-17T10:02:00.000-05:00

La mission du blogue Présentations efficaces est de vous accompagner, chers lecteurs, au niveau des défis techniques rencontrés avec PowerPoint mais également de vous partager les meilleurs trucs pour devenir des présentateurs confiants qui s'amusent avec leurs auditoires. Rien de mieux qu'une excellente relation avec les gens dans la salle pour créer une ambiance et un message mémorables!

J'ai lu un excellent article ce matin traitant justement des trucs pour devenir un meilleur présentateur: 20 astuces de Steve Jobs pour réussir ses présentations sur le site Journal du Net Management. Que l'on aime cet homme ou non, on ne peut passer sous silence toutes les excellentes présentations qu'il a faites! Je vous invite donc à lire ces astuces tirées du livre "Les secrets de présentation de Steve Jobs", publié aux Éditions Télémaque (Carmine Gallo).

Si je devais vous donner 3 éléments importants à retenir pour votre prochaine présentation? - Pourquoi 3? Allez lire l'article précédent qui réitère le principe qu'un exposé en 3 parties a beaucoup plus d'impact sur un auditoire. ;-)

Gardez en tête les besoins et les attentes de votre auditoire. Votre présentation est pour eux et non pas à propos de vous...
Utilisez davantage d'éléments visuels pour créer un impact durable. Et oui! je vais encore répéter de bannir les listes à puces interminables. :-)
Pratiquez, pratiquez et pratiquez encore! C'est LE GRAND SECRET du succès de tous les présentateurs inspirants. Inutile de penser à créer l'effet Wow! sur votre auditoire si vous attendez la veille pour vous préparer ou que vous effectuez des changements à votre matériel 15 minutes avant de commencer...

N'hésitez pas à partager vos propres trucs pour devenir des présentateurs inspirants!

Formats paysage et portrait dans PowerPoint, est-ce compatible?

2010-11-12T11:23:00.001-05:00

J'ai reçu une question fort intéressante d'une lectrice hier : dans PowerPoint 2003, comment faire pour fusionner une présentation en orientation portrait avec une présentation en format paysage?

Selon le sujet de notre présentation, il serait parfois bien utile de pouvoir utiliser les deux orientations dans le même document. Toutefois, contrairement à Microsoft Word, cela est impossible dans PowerPoint...mais il existe une façon de contourner le problème et d'obtenir une présentation efficace! :-)

Aujourd'hui je vous partage la solution proposée à Fabienne, basée sur la fonction Insérer un objet. Mais c'est quoi un "Objet" au juste? Si vous faites une petite recherche dans l'Aide (F1) de PowerPoint, vous obtiendrez la définition suivante: "liaison et incorporation d’objets (OLE, Object Linking and Embedding) technologie d’intégration de programmes que vous pouvez utiliser pour partager des informations entre divers programmes. Tous les programmes Office prennent en charge OLE, de sorte que vous pouvez partager des informations par le biais d’objets liés et incorporés." En termes simplifiés, il s'agit tout simplement de rendre accessible, à même votre présentation PowerPoint, l'information provenant d'un autre type de fichier que ce soit un PDF, un classeur Excel, un document Word, etc. Dans le cas qui nous intéresse, on rend accessible le contenu d'une présentation PowerPoint avec une orientation Portrait.

Dans l'exemple que je vous donne ci-dessous la Présentation 1 est en format standard, ou paysage, et la Présentation 2 est en format portrait. Voici les étapes pour y arriver:

1. À l’endroit où vous désirez insérer la présentation 2 (portrait), ajoutez une diapositive vide, avec un titre, ou encore avec un élément graphique qui vous rappellera, une fois en mode Diaporama, que votre présentation au format portrait s’affichera au prochain clic de souris / Entrée / Barre d’espacement... bref, toute fonction qui permet normalement de changer de diapo!

2. Sur cette même diapo, il faut insérer un "Objet". Dans le cas qui nous intéresse, la présentation 2 en format portrait. Menu Insertion / Objet.

3. Dans la fenêtre Insérer un objet, sélectionnez À partir d’un fichier puis cliquez Parcourir pour choisir votre deuxième fichier de présentation. Cliquez OK

4. Dans mon exemple, vous pouvez voir le rectangle bleu qui représente l’image de la deuxième présentation. Si vous voulez que cette image soit visible pour l’auditoire, laissez-la sur la diapo sinon, glissez-la dans la zone grise afin qu’elle soit cachée. Vous pourrez décider ce que vous préférez après les prochaines étapes.

5. Lorsque le rectangle de la présentation est sélectionné : menu Diaporama / Personnaliser l’animation afin d’afficher le volet d’animation à droite.

6. Cliquez sur Ajouter un effet / Action de l’objet / Afficher : lorsque vous serez en mode Diaporama, ceci aura pour effet qu’en arrivant à la diapo #3 de mon exemple, le prochain clic affichera la présentation #2. On poursuit ainsi le diaporama avec la présentation #2 puis on revient à la diapo #3; le prochain clic permettra de poursuivre avec les diapos de la présentation #1 jusqu’à la fin.

Comme vous pouvez le constater, cette méthode vous donne également beaucoup de flexibilité pour présenter des informations provenant de différentes sources sans avoir à quitter votre diaporama!

Pour les utilisateurs de PowerPoint 2007 ou 2010 le principe demeure le même. Pour l'insertion d'un objet: onglet Insertion / groupe Texte / fonction Objet.

Pour animer votre objet, voici quelques variantes pour les deux autres versions:

PPT 2007: onglet Animations / groupe Animations / fonction Animation personnalisée (le volet s'affiche comme pour PPT 2003).

PPT 2010: onglet Animations / groupe Animation avancée / Ajouter une animation / Verbes d'action OLE...Et oui! Pourquoi faire simple quand on peut déstabiliser les utilisateurs en ajoutant des "verbes d'action OLE"?!? ;-) Mais bon, l'important est que vous la sachiez pour la prochaine fois.

Si vous avez des commentaires ou des questions au sujet de cet article, n'hésitez pas à commenter ci-dessous ou me contacter.

Amusez-vous bien!

Faire un monde meilleur, une présentation à la fois...

2010-10-27T14:05:00.002-04:00

Je suis de retour d'une conférence inspirante où 250 personnes se sont réunies pour discuter, échanger et apprendre au sujet des présentations visuelles et des meilleures pratiques. D'ailleurs, le mantra de cette conférence et de son hôte, mon ami Rick Altman, est "Making the world a better place, one presentation at a time" d'où le titre de mon billet d'aujourd'hui.

Plusieurs personnes de mon entourage s'étonnent lorsque je leur mentionne que j'assiste à cette conférence depuis maintenant 6 ans. Après tout, qu'y a-t-il de si difficile à comprendre dans PowerPoint? À la blague, il m'arrive de leur répondre que "ça me prend beaucoup de temps à comprendre" ;-). Mais dans les faits, je devrais plutôt répondre que j'ai rarement eu la chance de rencontrer des gens aussi inspirants et généreux, qui partagent leurs bons comme leurs moins bons coups au sujet des présentations.

Un petit aperçu des sujets traités:

L'art de la communication visuelle
La conception pour les grandes organisations
Votre cerveau et les graphiques
La peur de présenter devant public
Êtes-vous meilleur que votre document de soutien?
Comment changer vos idées en éléments graphiques
...et en passant, ces sujets étaient seulement pour la première des trois journées de conférence!

Comme vous pouvez le constater, une présentation visuelle va bien au-delà de la connaissance des 1001 fonctions de l'outil PowerPoint ou Keynote! À quoi sert une connaissance appronfondie du logiciel si on ne réussit pas à convaincre notre auditoire? Pourquoi mettre autant d'heures pour la préparation d'un "look" si notre contenu ne comporte aucun message ou appel à l'action?

Chose certaine, j'ai eu le bonheur d'assister à plusieurs sessions où les présentateurs étaient très inspirants. Le message clé transmis à la conférence de cette année? Simplicité et message. Prendre le temps de réfléchir à votre message avant de préparer votre prochaine présentation ne devrait pas être un luxe mais plutôt une norme. Et lorsque le message est bien défini, gardez votre présentation simple et concentrez vos efforts à trouver des éléments visuels plutôt que des listes de texte.

En passant, saviez-vous que, des milliards de neurones qui tapissent votre cerveau, environ 20 milliards d'entres eux sont destinés à notre vision? Mais fait encore plus intéressant, sur ces 20 milliards de neurones, un peu plus de 14 milliards réagissent aux formes, aux couleurs et autres éléments visuels alors que seulement un peu plus de 5 milliards sont destinés à l'information textuelle... Ne trouvez-vous pas qu'il y a maintenant au moins 14 milliards de bonnes raisons pour réduire la quantité de texte dans vos présentations? ;-)

Si vous désirez en apprendre davantage sur ces fascinantes données, vous pourrez aller faire un tour sur le site de Connie Malamed, présentatrice lors de la conférence à laquelle j'ai assistée.

Ressources gratuites pour vos présentations PPT

2010-10-07T14:52:00.000-04:00

On me demande régulièrement où trouver des ressources à peu de frais ou gratuites pour produire des présentations PowerPoint de qualité. Avec les années j'ai réussis à trouver plusieurs ressources; j'ai d'ailleurs parlé d'images dans un article précédent.

Plutôt que de tenter de vous faire une longue liste, je vais plutôt vous référer à un tout nouvel outil gratuit mis au point par mon confrère et ami Steve Hards. Il s'agit d'une petite application à télécharger à partir du site http://freepptresources.com . C'est en anglais mais cela vous donne accès à une liste de ressources aussi variées qu'utiles: gabarits (Templates), compléments (Add-ins), photos, musique, des outils logiciels qui peuvent grandement vous faciliter la vie (Helpers) et même des versions d'évaluation (Trials).

Comme je vous l'ai mentionné c'est tout nouveau et les listes de ressources sont appelées à évoluer grandement au fil du temps. Si vous prenez la peine d'enregistrer votre logiciel lors de son installation, vous aurez alors des avis par courriel lorsque des mises à jour auront été faites au contenu.

Comment télécharger:

Se rendre au http://freepptresources.com et faire défiler la fenêtre vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez le bouton de téléchargement suivant:

Votre système vous affichera la fenêtre suivante (ou quelque chose de similaire, selon votre version de Windows) sur laquelle vous pouvez cliquer Exécuter pour procéder à l'installation:

L'icône suivante qui s'installe sur votre Bureau permet d'accéder à l'application:

Et voici de quoi a l'air l'interface de votre tout nouvel outil de ressources PowerPoint:

Profitez donc de cet outil indipensable pour produire des présentations plus visuelles et inspirantes...c'est gratuit! ;-)

Et si jamais vous avez vos propres ressources que vous aimeriez partager, n'hésitez pas à me contacter pour m'en faire part. Il est fort possible que je tente de convaincre Steve de travailler avec moi sur des ressources francophones si la demande le justifie.

J'attends vos commentaires! :-)

Votre propre licence pour un outil de capture, ça vous dirait?

2010-09-18T17:50:00.000-04:00

Suite à ma dernière chronique traitant de certains outils de capture d'écran, une lectrice me mentionnait qu'elle ne pouvait accéder à l'outil de capture dans Windows 7. Voici donc une précision à ce sujet: seules les versions Home Premium, Professional, Ultimate ou Enterprise possèdent l'outil de capture d'écran.

Également, j'ai reçu une proposition très intéressante de la part de Julia Taylor de Digeus et ce, pour tous mes lecteurs! Alors, avis à tous les intéressés: tous ceux d'entre vous prêts à faire une petite critique du produit SnapIt sur un blogue, un forum, via Twitter ou Facebook et qui lui font parvenir le lien de la publication se verront remettre une licence d’utilisation SnapIt gratuite!! :-)

La marche à suivre

Télécharger la version d'essai à partir du site de Digeus: http://digeus.com/downloads/snapit/files/3/snapit_3_7.exe
Testez le produit par vous-même et écrivez une petite critique via le média de votre choix.
Faites parvenir le lien de votre critique à: julia.taylor@digeus.com et mentionnez que vous avez obtenu l'information sur le blogue de CHABOS. Elle vous répondra en vous donnant votre code d'enregistrement afin que votre version d'essai devienne une version permanente.

Voilà! Alors si vous avez le goût d'essayer et de parler d'un petit utilitaire intéressant, il ne vous reste qu'à télécharger l'application et en parler un peu.

Bonne "capture" !

Outils de capture d'écran pour des présentations efficaces

2010-09-17T13:48:00.000-04:00

À plusieurs reprises je vous ai parlé de l'importance d'utiliser des éléments visuels pour vos présentations PowerPoint. Il est assez facile d'avoir accès à des banques d'images de qualité et des clips vidéo de nos jours, mais comment faire si nous devons montrer une image d'une application informatique? La solution: les outils de capture d'écran.

Aujourd'hui je vous donne un aperçu des outils disponibles à même Windows (sans coût supplémentaire) ainsi qu'un autre disponible pour moins de 20 $ U.S.

Capture d'écran dans Windows XP

Il suffit d'utiliser la touche Impr. écran / Print Screen de votre clavier pour avoir une copie d'écran placée dans votre presse-papier. Par la suite, il suffit d'ouvrir PowerPoint (ou la plupart des applications sur votre PC) et d'utiliser la fonction Coller (ou CTRL-V).

Capture d'écran dans Windows Vista ou 7

Dans ces versions, il est toujours possible d'avoir recours à la touche Impr. écran mais un utilitaire un peu plus complet s'offre également à vous: l'Outil Capture.

Pour y accéder (Windows Vista ou 7):
Bouton Office (Démarrer) / Tous les programmes / Accessoires / Outil Capture

Vous obtenez la fenêtre suivante ainsi qu'une icône (la paire de ciseau) dans la barre des tâches.

Les fonctions de cet utilitaire sont tout de même assez simples comme vous pouvez en juger sur les images suivantes:

Vous aimeriez profiter d'un outil similaire pour rehausser la capacité de capture de Windows XP? Alors je vous suggère l'outil SnapIt Screen Capture (http://www.digeus.com/products/snapit/snapit_screen_capture_3_5.html) Pour un peu moins de 20 $ U.S. cet utilitaire vous permet d'accéder à des fonctions très similaires à celles que je viens de décrire en plus d'être facile à utiliser.

Particularité intéressante de cet utilitaire: on peut l'activité d'une seule touche du clavier. Par défaut, c'est la touche Impr. écran / Print Screen qui est active mais on peut modifier ce choix pour une autre touche de fonction. Dès que vous avez appuyez sur la touche d'activation, le curseur de votre souris prend la forme d'une croix et il suffit d'enfoncer le bouton gauche de votre souris pour sélectionner la zone à capturer.

Dans la fenêtre des propriétés, on peut également déterminer si on veut faire une sauvegarde automatique de chacune des captures, vers quel dossier la faire, le nom à lui donner ainsi que le type de fichier image.

Bref, un outil intéressant pour tous ceux qui ont régulièrement de la capture d'écran à faire. Vous pouvez en faire un essai gratuitement pendant 14 jours en procédant au téléchargement sur le site de Digeus.

La "Mort par PowerPoint", facon humoristique!

2010-08-12T10:50:00.000-04:00

Depuis déjà quelques années nous entendons parler du fameux Death by PowerPoint, la Mort par PowerPoint ou encore, une version probablement plus québécoise, les PowerPlate! ;-) Il est facile d'écrire 1001 conseils afin d'éviter de tomber dans l'excès avec vos présentations mais, cette fois-ci, j'ai plutôt décidé de vous partager l'humour de Don McMillan sur le sujet. Amusez-vous bien!

Un peu d’interactivité dans vos présentations grâce au Mode Présentateur

2010-07-27T15:07:00.000-04:00

Il n’est pas rare d’entendre parler que beaucoup de présentations causent la mort par PowerPoint, le fameux Death by PowerPoint! À mon avis, la structure linéaire de la majorité des présentations peut grandement contribuer à cette problématique.

Bien entendu, une présentation courte et bien structurée ne souffrira pas vraiment de cette linéarité, surtout si le message est clair et engageant. Mais pour les présentations plus longues ou plus techniques, quoi de plus frustrant pour un auditoire que de se faire répondre : « Retenez votre question, j’ai du matériel pour y répondre d’ici une dizaine de diapositives… »! :-(

Bonne nouvelle : vous pouvez remédier à ce problème directement dans PowerPoint! On peut très bien mettre à profit les fonctionnalités d’hyperliens et de diaporamas personnalisés existantes dans le logiciel, mais ce ne sera pas le but de mon billet d’aujourd’hui. C’est plutôt le Mode présentateur de PowerPoint dont je vous parlerai. Peu connue des utilisateurs, cette fonction vous donne accès à une nouvelle façon de présenter votre contenu dès que vous êtes en mode diaporama ET branché à un deuxième dispositif d’affichage (p. ex. projecteur ou deuxième moniteur).

Pour configurer ce mode de projection :

PowerPoint 2003 : menu Diaporama / Paramètres du diaporama. On sélectionne ensuite sur quel moniteur le diaporama sera présenté (dans la liste déroulante) puis on coche la case Mode Présentateur.

PowerPoint 2007/2010 : onglet Diaporama, dans le groupe Moniteurs on choisit sur quel dispositif on affichera le diaporama et on coche la case Utiliser le mode Présentateur.

Les captures d’écran suivantes (PowerPoint 2007) vous donneront un aperçu de ce qui se passe à partir de mon poste de travail qui utilise deux moniteurs. Mon fils a eu la gentillesse de me permettre d’utiliser une de ses présentations scolaires pour la démo. Merci Alex… :-)

Choix du moniteur pour l’affichage : dans mon cas, j’ai choisi le Moniteur 2 pour simuler un projecteur.

Lors du démarrage du diaporama, voici ce qui s’affiche :

La portion de gauche correspond à ce que vous pourrez voir sur votre propre PC ou portable pendant la présentation et la portion de droite, ce qui sera projeté pour votre auditoire. Comme vous pouvez le constater, il devient facile de naviguer dans votre contenu!

La diapositive sur laquelle vous êtes s’affiche en plus gros et, directement dessous, vous avez accès à des flèches pour avancer ou reculer, en plus de pouvoir utiliser le pointeur et d’autres options généralement retrouvées dans le menu contextuel du clic-droit lors du diaporama.

La zone de commentaires s’affiche à sa droite et vous pouvez ajuster la taille des caractères selon vos besoins. Avec cette option, ne serait-il pas temps de mettre vos listes à puces à la poubelle? ;-)

Finalement, vous avez les miniatures dans le bas avec une barre de défilement qui vous permet de rechercher du matériel sans que votre auditoire en soit témoin. Dès que vous avez trouvé le contenu à afficher il suffit de cliquer sur la miniature. Voilà une excellente façon de personnaliser vos présentations aux besoins de votre auditoire!

Faites-en l’essai et n’hésitez pas à me transmettre vos commentaires sur vos expériences!

5 façons de ternir votre image avec des listes à puces

2010-07-21T13:41:00.000-04:00

J’ai lu récemment un article d’une spécialiste des présentations de la Nouvelle-Zélande, Olivia Mitchell. Bien qu’il ait été écrit il y a déjà un bon moment, il est toujours d’actualité !

Olivia a eu l’amabilité de me permettre d’utiliser son article, voici donc une traduction libre de l’essentiel de sa publication.

Votre style de présentation fait partie de votre image, de votre marque personnelle. Si vous persistez à utiliser des diapositives à listes à puces, votre image de marque en sera affectée et ce, même si vous êtes un présentateur très dynamique.

La raison est fort simple : lorsque vous utilisez des diapositives remplies de listes à puces, votre auditoire prendra 5 décisions à votre sujet et au sujet de votre présentation :

1. Ceci sera endormant

Lorsque votre auditoire voit la première diapo de votre présentation et qu’elle est remplie listes à puces, ligne après ligne, il s’enfonce davantage dans leur siège. Ces gens ont généralement eu à supporter plusieurs présentations remplies de listes à puces auparavant et ils se disent : « Une autre présentation endormante… ».

Tout comme les chiens de Pavlov qui salivaient lorsqu’il faisait sonner une cloche, anticipant leur prochain repas, les auditoires se découragent lorsqu’un présentateur utilise des listes à puces parce qu’ils anticipent le fait d’être ennuyés.

2. Vous ne connaissez pas votre contenu

Si vous connaissez votre contenu, pourquoi avoir besoin d’un écran qui vous « souffle » votre texte à toutes les quelques secondes ? Au lieu de vous aider, vous aurez surtout l’air d’enfouir votre expertise dans une « colonie de puces » ;-)

Présenter à l’aide de diapositives remplies de listes à puces pourrait pratiquement permettre à quelqu’un d’autre de le faire à votre place. À toute fin pratique, elles permettent même de se passer de vos connaissances.

Donc, retirer vos notes de l’écran et gardez-les entre vos mains. C’est vraiment de cette façon que vous pourrez démontrer vos connaissances et votre expertise.

3. Vous n’êtes pas à jour

La révolution PowerPoint est bel et bien commencée. Des gens ont vu cet outil utilisé pour montrer des images qui inspirent ou amusent, pour montrer des schémas pour expliquer et clarifier, ainsi que pour montrer des diagrammes qui donnent du sens à des données. Donc, lorsque vous présentez des listes à puces, diapositive après diapositive, votre auditoire aura tendance à croire que vous n’êtes pas à jour et que votre organisation n’a pu évoluer.

4. Vous êtes paresseux

Les diapositives remplies de listes à puces envoient le message que vous n’êtes pas prêt à mettre le temps nécessaire pour transformer votre présentation. Peut-être votre auditoire ira jusqu’à penser “Si le présentateur est paresseux au niveau de la préparation de sa présentation, pour quoi d’autre peut-il éviter de mettre des efforts? ».

Peut-être surestimez-vous le temps requis pour transformer vos diapositives en de véritables outils de communication. Et rappelez-vous que plus vos diapositives contiennent du texte, plus longue sera votre révision de texte de toute façon !

5. Vous me faites perdre mon temps

Lorsque vous assistez à une présentation remplie de listes à puces plutôt longue, vous arrive-t-il de penser « Le présentateur aurait pu m’envoyer les diapositives pour que je les lise, cela aurait été plus rapide ! ». Peut-être que certains auront pensé la même chose lors de votre dernière présentation alors, non?

Votre présentation fait partie de votre image de marque personnelle et celle de votre organisation. Si vous vous accrochez à vos listes à puces, vous ternirez votre image.

Dans ma prochaine publication, je vous parlerez de la fonction "mode présentateur" de PowerPoint. Elle permet un compromis très intéressant afin d'avoir vos notes à l'écran sans les afficher pour votre auditoire.

Problemes de son/musique dans PowerPoint

2010-07-06T16:46:00.000-04:00

Je réponds régulièrement à des questions concernant des problèmes de clips sonores ou de musique qui ne jouent pas lors d'une présentation PowerPoint. Aujourd'hui, je vous donne 3 éléments importants à vérifier qui sont fréquemment la source du problème.

1- Format du fichier audio
Les formats les plus communs compatibles avec PowerPoint sont .MID ou .MIDI, .MP3, .WAV et .WMA.

2- Fichier lié ou incorporé ?
Par défaut PowerPoint ne fait que lier un fichier audio de plus de 100 Ko...pas très pratique lorsque la majorité des fichiers ont plusieurs centaines de Ko, et même quelques Mo! Ceci signifie que si vous devez déplacer votre fichier de présentation, le fichier audio doit également suivre dans le même dossier. Pour remédier à cet inconvénient, vous devez aller modifier les options d'enregistrement (menu Outils dans PPT2003 et bouton Office dans 2007) et augmenter la taille minimum requise pour lier un fichier audio au lieu de l'incorporer. Bien entendu, chaque avantage possède aussi son inconvénient! Cette méthode évite de briser le lien avec un fichier audio mais la taille de votre fichier PowerPoint sera d'autant plus grande...

3- Le fichier audio s'arrête trop rapidement
Il arrive que l'on veuille agrémenter un diaporama de photos avec de la musique. La durée de notre fichier audio est pourtant suffisament longue mais tout s'arrête après la première diapo? Voici ce que vous devez faire:

PPT2007: Après l'insertion de la musique, cliquer sur l'onglet "Outils son / Options" puis, dans la liste déroulante "Activer le son" choisir "Exécuter sur l'ensemble des diapositives".

PPT2003: Après l'insertion de la musique, clic droit sur l'icône puis choisir "Personnaliser l'animation". Dans le volet animation de droite, cliquer sur la flèche à droite du nom du fichier pour la liste déroulante des options et choisir "Options d'effet". Dans la section du milieu de la fenêtre qui s'ouvre (Interrompre la lecture), choisir le bouton Après et inscrire le nombre total (ou plus) de diapositives de votre présentation.

N'hésitez pas à commenter si vous éprouvez d'autres types de problèmes!

Mauvaises presentations PowerPoint: blamer l'outil ou l'utilisateur?

2010-04-30T09:01:00.000-04:00

Le 27 avril dernier, le New York Times publiait un article qui aura circulé beaucoup dans les derniers jours: "Nous avons rencontré l'ennemi et il est PowerPoint" (traduction libre) - http://www.nytimes.com/2010/04/27/world/27powerpoint.html?scp=1&sq=ennemy%20powerpoint&st=cse.

En gros, il est question d'un général qui accuse PowerPoint de nous rendre stupide. À voir l'image de la diapositive produite pour une présentation faite à des membres de l'armée américaine à Kaboul à l'été 2009, il y a de quoi se questionner! Pourtant, comment un logiciel dénué de la faculté de penser ou de réfléchir peut-il nous rendre stupide? Ne devrions-nous pas, plutôt, nous questionner sur notre capacité à l'utiliser correctement?

Depuis 2004 que je travaille avec des clients au niveau de leurs présentations PowerPoint et que je prône une chose: la préparation du message à transmettre. Il est grand temps de réfléchir davantage avant de produire le contenu de nos présentations et d'arrêter de vouloir "produire-à-tout-prix-un-PowerPoint-la-veille-de-notre-prestation"! Je suis une adepte des présentations visuelles mais lorsqu'elles sont de véritables outils de communication, pas un copier-coller de notre discours.

Lors de votre prochaine présentation, résistez à la tentation d'ouvrir votre logiciel PowerPoint en premier et renouer avec deux outils qui vous aideront à y voir plus clair: le papier et le crayon! Après avoir analysé votre contenu à transmettre, loin de votre ordinateur, vous serez à même de choisir le meilleur outil visuel pour accompagner votre discours. Et peut-être que, à certaines occasions, vous réaliserez que ce n'est pas PowerPoint qui sera votre meilleur allié pour séduire votre auditoire. ;-)

Une présentation efficace grace à des vidéos

2010-04-26T14:46:00.001-04:00

Il est de plus en plus accepté qu'une présentation efficace doit absolument s'éloigner des sempiternelles listes à puces de diapositives en diapositive. Non seulement l'utilisation d'éléments visuels nous rend plus efficace mais ils permettent également de favoriser l'interaction avec notre auditoire.

Les vidéos sont des éléments visuels qui peuvent remplacer plusieurs listes à puces comme, par exemple, la démonstration d'une séquence de tâches au lieu de la décrire en mots ou encore en présentant un témoignage via vidéo au lieu d'écrire une citation sur votre diapositive.

Comment insère-t-on une vidéo dans notre présentation PowerPoint ?

Dans PowerPoint 2007, on procède par l'onglet Insertion puis sur Film (complètement à droite sur le ruban). Dans la fenêtre Insérer un film on navigue jusqu'à l'emplacement du fichier sur notre disque dur et on clique Ouvrir. Une fenêtre s'affiche pour demander si on veut un démarrage automatique ou au clic (PowerPoint 2003 : on procède à partir du menu Insertion / Film et Son).

À noter que deux nouveaux onglets s'affichent lorsque l'encadré noir de la vidéo est sélectionné : Outils vidéo et Outils Image. On peut donc y modifier les options du film ou même changer l'aspect du cadre de la vidéo lors du diaporama (Attention : ce ne sont pas tous les styles d'images qui s'appliqueront).

Autre détail très important à considérer : malgré le fait que la fonction se nomme "Insérer un film", la séquence vidéo n'est pas incorporée dans le fichier PPT mais seulement LIÉE par hyperlien. Vous devez donc toujours vous assurer que le fichier vidéo ne soit pas renommé ou déplacé dans votre structure de fichiers. Idéalement, gardez le fichier vidéo et le fichier PPT dans le même dossier pour vous éviter des problèmes. Et si votre présentation doit être transmise à quelqu'un d'autre, assurez-vous de faire suivre le fichier vidéo également.

Nul besoin d'avoir accès à une caméra coûteuse pour réaliser une vidéo qui convient à vos besoins! La fonction vidéo de votre téléphone cellulaire peut très bien faire l'affaire si vous permettez à votre auditoire de "voir" au lieu de "lire". ;-)

Meilleurs formats de fichiers à utiliser avec PowerPoint : WMV, MPEG,MPG, AVI.

Ma presentation ne peut etre lue sur d'autres PC. Solutions?

2010-04-21T09:22:00.000-04:00

Malgré la disponibilité de PowerPoint 2007 depuis un moment maintenant (disons 3 ans... :-) ), l'adoption de cette version par les utilisateurs commence seulement à être plus courante. Et bien entendu, l'utilisation d'une nouvelle version rime souvent avec problèmes de compatibilité!

Donc, si vous êtes un nouvel utilisateur de PowerPoint 2007 et que vous partagez régulièrement des présentations avec des utilisateurs de PowerPoint 2003 (ou plus vieux...), voici quelques solutions pour vous éviter des problèmes.

1. Enregistrer votre présentation ou diaporama en format compatible PowerPoint 97-2003

À noter que si vous utilisez cette méthode une fenêtre Vérificateur de compatibilité s'affichera pour vous aviser que certaines fonctionnalités de PowerPoint 2007 ne sont pas prises en charge par des versions antérieures du logiciel, comme dans l'exemple ci-dessous.

En lisant le résumé vous pourrez déterminer si cela causera un problème de visionnement pour les gens à qui vous envoyez la présentation.

Petit conseil: si vous devez élaborer une présentation sur laquelle plusieurs personnes devront apporter des modifications, assurez-vous de limiter l'utilisation des nouvelles fonctionnalités de PowerPoint 2007 si vous voulez éviter des frustrations pour tous!

2. Dans le cas de collaborateurs réguliers qui utilisent PowerPoint 2003 ou précédent, demandez-leur d'installer le pack de compatibilité de Microsoft Office afin qu'ils puissent ouvrir votre format PowerPoint 2007 et y travailler(http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=fr) Important: ils doivent s'assurer que toutes les mises à jour importantes de Office soient faites avant de télécharger le pack de compatibilité.

3. Utiliser la fonction Package pour CD-ROM

Si vous devez faire votre présentation à partir de plusieus ordinateurs et que vous n'êtes par certain quelle version de PowerPoint vous trouverez sur chacun, il existe une fonction qui vous évitera bien des maux de tête: Package pour CD-ROM.

Pour y accéder:
Bouton Office / Publier / Package pour CD-ROM

Dans la fenêtre qui s'ouvre, modifiez le nom dans le champ "Nommez le CD-ROM", puis cliquez sur le bouton Options afin d'ajouter un crochet à "Polices TrueType incorporées" pour vous assurer un bon affichage de votre présentation même si une police de caractère n'est pas disponible sur l'ordinateur où vous présenterez. Et puisque par défaut tous les fichiers liés seront copiés, vous n'aurez pas de souci si vous avez des vidéos dans votre présentation. Il suffit ensuite de cliquer "Copier dans un dossier" afin que le package soit créé sur votre disque dur. Il ne reste qu'à le transférer sur une clé USB, ou tout simplement l'envoyer sur CD. Cette fonction ajoute alors au package la visionneuse PowerPoint ce qui vous évitera des problèmes de lecture.

Détail très important : dans le dossier, double-cliquer sur PPTVIEW.EXE afin d'ouvrir la visionneuse en premier pour ensuite naviguer vers le dossier pour ouvrir votre présentation. Ceci vous évitera que le fichier soit ouvert par le programme de présentation de l'ordinateur utilisé.

Les destinaires de ma presentation n'entendent pas la musique

2010-04-12T09:33:00.001-04:00

L'utilisation de fichiers audios (son ou musique) est fréquente dans les présentations et les problèmes qui y sont reliés également!

Alors que l'insertion d'un fichier son est généralement facile à faire, une petite configuration peu connue est régulièrement source de problème : par défaut, PowerPoint incorpore les fichiers audios de 100 Ko (ou quelques centaines de Ko, selon la version) et moins... Ce qui signifie que tous les fichiers plus volumineux ne sont que "liés" et doivent être envoyés avec votre présentation pour qu'ils soient lus.

Voici donc comment remédier à cette situation:

PowerPoint 2007

Cliquer sur le bouton Office / Options PowerPoint / Options avancées
Faites défiler les sections jusqu'au bas à Enregistrer / Lier des fichiers son dont la taille est supérieure à
Augmenter la taille selon vos besoins (4000 Ko peut convenir à plusieurs catégories de fichiers...mais augmente également la taille de votre fichier final!)
OU, si vous avez déjà inséré un fichier son et que l'image du haut-parleur est sélectionnée sur votre diapo, vous pouvez modifier ce paramètre à partir de l'onglet Outils son / Options qui deviendra actif. Il suffit de modifier la case "Taille maximale du fichier son".

PowerPoint 2003

Menu Outils / Options puis onglet Général
Augmenter la taille selon vos besoins.

À noter : prendre en considération de quelle manière vous devez transmettre vos fichiers avec des fichiers audios incorporés car la taille peut être un facteur limitant - par exemple, via courriel.

Effets de remplissage perdus entre PPT2003 et PPT2007

2010-04-08T12:16:00.001-04:00

Je refais finalement surface après une longue période d'inactivité. Il y a parfois de ces périodes où tout se bouscule...mais bon, on se remet sur les rails!

Dans les derniers mois j'ai eu à répondre à plusieurs questions concernant des problèmes et des astuces dans PowerPoint. Je redémarre donc mes billets en partagenant avec vous les différents trucs ou conseils donnés pour les questions que l'on m'a posées.

Je ne trouve plus les différents motifs noir & blanc de PPT 2003

Dans le cadre d'une présentation de recherche, une personne devait produire une présentation où seules des formes en noir & blanc étaient admises (voir l'image ci-dessous). Pour les utilisateurs de PowerPoint 2003, aucun problème en vue, mais pour tous ceux qui sont maintenant équipés de PowerPoint 2007, cela peut signifier un léger moment de panique...

En effet, tous ces types de motifs ont été retirés de PowerPoint 2007! Toutefois, il existe tout de même des solutions pour contourner le problème.

Utiliser Word (un truc du MVP John Wilson, http://www.pptalchemy.co.uk/patterns.html):: puisque les motifs existent encore dans Word, vous y créez vos formes selon vos besoins puis vous copier/coller dans PowerPoint. Si vous ajoutez les outils "Choisir un style d'objet" et "Appliquer un style d'objet" à votre barre d'outils Accès rapide vous pourrez reproduire ces mêmes motifs sur d'autres formes dans votre présentation.
Un utilitaire (add-in) d'un autre MVP, Steve Rindsberg, permet d'automatiser le processus en gardant le remplissage avec motifs accessible directement dans votre PowerPoint 2007 (http://www.pptools.com/shapestyles/index.html)

Alors si jamais vous avez besoin de ces motifs, vous saurez comment les retrouver! :-)

Une impression couleur ecologique et economique

2010-02-15T14:07:00.001-05:00

Puisqu'une image de marque passe également par la qualité des documents imprimés, je partage avec vous le communiqué de notre toute dernière initiative corporative.

Communiqué de presse
Pour diffusion immédiate

Février 2010 - Soucieuse de la qualité des documents qu’elle met en circulation mais également sensibilisée à toute nouvelle initiative qui pourrait permettre de réduire davantage son empreinte écologique, l’entreprise sheffordoise CHABOS, spécialisée en développement de documents et de présentations, a récemment fait l’acquisition d’un système d’impression respectueux de l’environnement. Équipé de la technologie à encre solide exclusive à Xérox, cet appareil ColorQube™ produit 90 % moins de déchets que les imprimantes laser couleur traditionnelles en plus d’être homologué Energy Start 2009.

L’utilisation de cette technologie d’impression permet également à l’entreprise de favoriser l’utilisation des papiers recyclés, même pour des documents officiels requérant un fini de qualité supérieure. En utilisant en permanence du papier comportant entre 50 et 100 % de fibres post-consommation pour tous ses besoins de papier en une année, CHABOS peut ainsi sauver entre 5 et 9 arbres !

Produire des documents de qualité ET faire sa part pour l’environnement

Depuis sa création en 2004, CHABOS multiplie les efforts pour réduire son impact environnemental dans le cadre de ses opérations de gestion et des projets effectués pour ses clients. Ainsi, en réduisant la quantité de papier utilisé, en recyclant les documents périmés de façon sécuritaire et en réduisant les déplacements en utilisant des outils de collaboration virtuels, CHABOS fait une différence.

Les premiers et les seuls dans la région, c’est avec grand plaisir que CHABOS inc. annonce sa dernière initiative en matière d’efforts environnementaux. En collaboration avec son fournisseur local, Gestion de documents de l’Estrie, la clientèle de CHABOS peut maintenant obtenir des documents couleurs de qualité tout en faisant leur part pour l’environnement.

Curieux ? Contactez CHABOS pour obtenir un échantillon de la qualité d’impression.

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Pour information: Chantal Bossé (450) 777-2363 (info à chabos.ca)

Image de la comparaison des déchets : http://www.office.xerox.com/latest/SLDFS-01.pdf

"Ils font de belles presentations PowerPoint mais..."

2010-02-04T10:54:00.000-05:00

En lisant un article de Michel Laliberté dans mon journal local ce matin (La Voix de l'Est), la phrase suivante, tirée des commentaires d'un membre d'un comité environnemental s'opposant à un projet de station de pompage pétrolifère dans sa municipalité, m'a bien entendu interpellée: "C'est le comportement des compagnies qui est le même. Elles ne répondent pas aux questions. On dirait qu'elles envoient des gens avec des fleurs bleues pour expliquer leurs projets, des gens pour qui tout est correct. Ils font de belles présentations PowerPoint, mais refusent de nous donner des documents. C'est ça qu'on dénonce."

Malheureusement pour cette entreprise, qui n'est pas la seule dans cette situation, il semble que tous les efforts de conception de leurs présentations aient été entièrement mis sur le "paraître", au détriment de l'enjeu crucial de toute présentation: répondre aux attentes de notre auditoire!

Quelles pouvaient être ces attentes pour ce comité environnemental inquiet? Se faire montrer des images, des éléments graphiques et des chiffres qui semblent mettre de l'emphase uniquement sur les bons côtés du projet? Voir du graphisme où, comme le disent les anglophones, all bells & whistles were deployed? Avec toutes les sources d'informations accessibles ainsi que l'avènement des gens de plus en plus branchés sur les médias sociaux et les nouvelles en ligne, c'est joué un jeu dangereux que de tenter d'éviter de discuter d'aspects moins avantageux d'un projet!

La morale dans cette histoire? Il est beaucoup plus "payant" d'investir davantage de temps à la préparation de votre prochaine présentation visuelle. À une époque où les "citoyens de la terre" sont de plus en plus informés, vaut mieux s'assurer d'être à l'écoute de leurs besoins et de jouer la carte de la transparence lorsque l'on doit faire une présentation si nous voulons les gagner à notre cause.

Deux éléments clés peuvent vous permettre d'y arriver:

Se poser les questions suivantes: À qui je dois présenter? Ont-ils des attentes? Ont-ils des objections que je devrai réfuter ou des inquiétudes qui devront être atténuées? Bref, prenez le temps de faire vos devoirs.
Quel est le message que je veux que cet auditoire retienne? Bien que tout présentateur aimerait bien faire valoir que les côtés positifs de son projet, il ne faut jamais hésiter à traiter des possibles inconvénients afin de gagner la confiance de notre auditoire. Si nous sommes crédibles et dignes de confiance, les gens sont généralement prêts à nous suivre...même s'il peut y avoir des inconvénients.

Donc, le choix vous appartient: économiser sur le temps de préparation et risquer de perdre un contrat ou faire avorter un projet, ou investir dans un budget de préparation et risquer que votre projet soit un succès? :-)

Un encadre blanc au lieu d'une video dans PowerPoint???

2010-01-21T08:53:00.000-05:00

J'ai récemment reçu une question d'un lecteur à l'effet qu'il rencontrait des problèmes de lecture pour plusieurs vidéos lorsqu'il démarrait son fichier PowerPoint en mode diaporama : les encadrés deviennent blancs et aucune lecture de la vidéo n'est faite. Que faire?

Malheureusement, les problèmes de lecture de vidéos avec PPT sont fréquents et causent beaucoup de frustrations auprès des utilisateurs. Après consultation des ressources de mes contacts du milieu, j'ai pu trouver la solution à ce type de problème. C'est la longueur du «chemin» qui relie une présentation à une vidéo la grande responsable. Je m’explique : puisqu’une vidéo est toujours liée et non insérée dans une présentation, le système cherche à ouvrir le fichier vidéo à l’aide d’un hyperlien vers sa position sur votre ordinateur. Si ce lien comporte plus de 128 caractères vous aurez donc un rectangle blanc.

La solution à essayer : réduire la longueur du chemin pour ouvrir le fichier vidéo soit en mettant le fichier dans le même dossier que votre fichier de présentation, soit en réduisant le nombre de niveaux hiérarchiques dans votre structure de dossiers pour vous rendre à ce même fichier (p. ex. c:/Video/monfichier.wmv).

Si cette tentative est infructueuse, n’hésitez pas à à me contacter. Au cas où vous lisez également l’anglais, je me permet de vous transmettre le lien vers une page de ma consœur Echo qui traite des problèmes multiples avec les vidéos dans PPT : http://www.echosvoice.com/tshoot_video2.htm

Quand strategie marketing rime avec presentation efficace

2010-01-07T15:58:00.002-05:00

Depuis un peu plus d'un mois, plusieurs projets sont venus bousculer la publication d'articles sur mon blogue: remodelage d'une présentation destinée à une session de formation donnée par des consultantes, plusieurs formations informatiques, les préparatifs pour un nouveau livre traitant de PowerPoint (en français... :-) ) et, une grande nouveauté pour CHABOS, l'introduction d'un mode d'impression couleur écologique pour mes clients!

À travers tout cela, j'en ai également profité pour naviguer le web à la recherche de sujets d'intérêt pour produire des présentations efficaces. Et, vous savez quoi? C'est du côté d'un excellent article traitant de stratégie marketing que j'ai trouvé!

C'est la méthode SAPA de Salah Benzakour qui permet de rapprocher Stratégie marketing et Présentations efficaces. Sa méthode en 4 points simples décrite dans son article, que j'applique aux présentations visuelles, se résume comme suit:

S : pour Solution. Votre auditoire assiste généralement à votre présentation car vous semblez pouvoir apporter une solution à son problème. Plutôt que de parler de vos compétences, de la qualité de vos produits ou services ou de la grande expertise de votre entreprise, pensez à décrire ce que vous êtes en mesure de faire pour LUI et son problème.

A : pour Amour. Aimez votre client, mais surtout assurez-vous que votre présentation traite vraiment de ce que votre auditoire s'attend à recevoir.

P : pour Prix à la performance. Puisque les présentations ne sont pas toujours accompagnées d'une rémunération directe comme en vente, je ferai ici le parallèle avec la reconnaissance et la satisfaction d'un auditoire face à votre performance. Plus vous serez à l'écoute de leurs besoins et leurs attentes, plus vous serez convainquants et efficaces...et plus vous aurez la reconnaissance de vos pairs, ou de votre patron! ;-)

A : pour Avantage concurrentiel. Encore une fois, pas toutes les présentations sont destinées à produire un revenu direct ou à décrocher de nouveaux contrats ou nouveaux clients toutefois, combien de présentations doivent être faites pour obtenir un budget pour un projet particulier? Pourquoi votre projet devrait-il obtenir un budget plutôt que celui d'un autre membre de l'équipe? Pourquoi votre sujet d'étude devrait-il retenir l'attention des médias ou obtenir une subvention?

Comme on peut le constater, cette stratégie marketing gagnante n'est pas seulement applicable pour la recherche de nouveaux clients ou contrats. Plus vous prenez le temps nécessaire pour préparer votre message et faire valoir votre "solution" au lieu de parler de vous, plus vos présentations seront efficaces. Plus vous êtes à l'écoute des besoins de votre auditoire, plus vous serez convaincants! Et qui dit auditoire ou client satisfait dit fidélisation de la clientèle. :-)

Pour lire l'article original ou en apprendre davantage sur le marketing et le web, n'hésitez pas à visiter le site de Salah. Je le remercie de m'avoir permis de citer son article dans mon propre blogue.

Presentations efficaces en entrevue en France

2009-11-12T13:55:00.001-05:00

J'ai eu le plaisir de faire la connaissance et d'échanger avec Karine Raczak récemment, du site Assitante-manager-freelance.fr .

Après avoir commenté un de ces billets traitant des nouveaux styles de présentations PowerPoint, elle a eu la gentillesse de me contacter afin d'en apprendre davantage. Aujourd'hui, elle partage le résultat de notre échange avec ces lectrices et lecteurs dans son article Redécouvrez les présentations Power-Point (http://www.assistante-manager-freelance.fr/wordpress/2009/11/redecouvrez-les-presentations-power-point/).

En plus d'en apprendre davantage au sujet des présentations, profitez de l'occasion lire les excellentes informations de son site au sujet du secrétariat, du management, du marketing, de la communication, de la qualité et de l’environnement.

PresentationEngine® : un complement interessant pour PowerPoint

2009-11-09T15:50:00.001-05:00

Depuis septembre dernier j'ai le bonheur de communiquer assez régulièrement avec une entreprise de la France qui distribue un complément du logiciel PowerPoint: PresentationEngine®.

Après avoir eu la chance d'utiliser cette application, je suis à même de constater que beaucoup d'utilisateurs pourraient grandement bénéficier de son utilisation! Parfaitement intégré à la barre d'outils (PPT2003) ou aux onglets (PPT2007) de PowerPoint, ce logiciel possède plusieurs avantages (selon la version déployée):

Il permet aux utilisateurs d'avoir accès à des outils de conception que nous n'avons pas dans PowerPoint comme, par exemple, la possibilité de facilement déterminer la taille et la position d'un objet graphique (image, photo, etc.) à l'aide d'une grille similaire à celle de l'insertion d'un tableau dans Word.
Après avoir inséré une image, vous êtes en mesure de la recadrer ou même d'y faire un zoom sans avoir à utiliser l'outil de rognage (c'est vraiment génial!).
Il vous donne la possibilité d'accéder facilement à votre banque de présentations corporatives afin de mieux gérer l'image d'entreprise (et faciliter la conception de meilleures présentations pour les utilisateurs moins familiers avec le design).
Il donne accès à une bibliothèque centralisée de photos corporatives à même PowerPoint.
PresentationEngine rend même vos contenus disponibles à distance; très pratique pour les employés mobiles ou les représentants!

Bref, j'ai bien aimé faire la découverte de cet outil!

Afin de vous donner un meilleur aperçu de toutes les possibilités, je vous invite à visionner les vidéos disponibles sur le site suivant: http://www.nordisc.fr/presentationengine/

Si vous désirez davantage d'information ou encore profiter d'une démonstration, n'hésitez pas à communiquer avec le sympathique Jean-Charles Martin de Nordisc et, dites-lui bonjour de ma part. :-)

Votre presentation et les medias sociaux

2009-11-05T16:50:00.000-05:00

Il y a deux semaines, j'assistais à une conférence à Atlanta qui réunissait environ 200 mordus des présentations visuelles. Mon ami Rick Altman, l'hôte de la conférence, avait encore une fois réussi le tour de force de réunir quelques-unes des personnes les plus influentes du domaine. Bref, trois jours intensifs de formation!

Comment est-il possible de passer trois jours à discuter de présentations et de PowerPoint? Et bien justement, le monde des professionnels de la présentatique ne traite pas uniquement du logiciel et du contenu. Pendant toute la conférence il a été question, bien entendu, de la conception efficace, des normes de design actuelles, du présentateur et....des médias sociaux!

En effet, les Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube et SlideShare de ce monde (pour en nommer que quelques-uns!) ne peuvent plus être ignorés. L'ère du partage des présentations et celle du partage des expériences des auditoires est bel et bien arrivée. Non seulement les participants peuvent donner leurs commentaires de vive-voix, mais ils utilisent dorénavant leur téléphone pour commenter leur expérience en direct sur le web! Si vous en doutez, allez faire un tour sur le site Twitter et faites une recherche avec pptlive (la conférence à laquelle j'étais...); vous serez étonnés de la quantité de messages envoyés en "temps réel" pendant la conférence.

Alors, n'est-il pas temps de vous assurer que vos présentations sont à la hauteur des attentes de vos auditoires et de vos clients? :-)

Fusion de deux ou plusieurs presentations PowerPoint

2009-09-17T20:23:00.001-04:00

Dans mon article sur les masques dans PowerPoint 2007, Birdy m’a posé la question suivante : « Je souhaiterais "fusionner" 2 voir 3 présentations. Problème : comment importer le masque de chaque présentation sans qu'il s'applique à l'ensemble du diaporama ? ». La réponse à cette excellente question fera donc l’objet de mon billet d’aujourd’hui.

Il arrive très souvent de vouloir intégrer des diapositives provenant de plusieurs présentations tout en maintenant le style ou le masque d’origine. Deux méthodes simples permettent d’y arriver. Puisque la question a été posée dans ma section du masque de diapo dans PPT 2007, les exemples seront donnés pour cette version (à noter que la version 2003 possède également ces fonctionnalités).

1. Copier / Coller

Assurez-vous que tous les fichiers dans lesquels vous désirez copier des diapositives sont ouverts.
Afin de faciliter votre tâche, utilisez le mode Trieuse de diapositives afin de faire la sélection du contenu à copier.

Cliquez sur le bouton Copier ou utilisez les touches CTRL-C.
Restaurer la fenêtre PowerPoint du fichier où vous devez insérer les diapositives puis, après avoir créé un point d’insertion en mode Normal ou Trieuse de diapositives, cliquez le bouton Coller ou CTRL-V.

Dans l’exemple ci-dessus on voit effectivement que les nouvelles diapositives prennent les caractéristiques de la nouvelle présentation. Toutefois, il faut porter attention à l’icône qui est apparue : en cliquant sur la petite flèche noire sur sa droite on peut maintenant indiquer au système que l’on veut conserver la mise en forme de source! D’un simple clic on obtient donc ceci :

Il suffit de recommencer aussi souvent que vous en avez besoin. En affichant le masque de la nouvelle présentation, vous serez à même de constater qu’un nouveau masque s’ajoute à chaque fois que vous effectuez cette procédure. Ne soyez pas surpris, vous aurez une TRÈS longue liste de dispositions dans votre masque!

2. Utilisation de la fonction Réutiliser des diapositives (2007) ou Insertion/ Diapositives à partir d’un fichier (2003)

Dans l’onglet Accueil, cliquez sur la petite flèche du bouton Nouvelle diapositive afin de pouvoir accéder à la fonction située au bas de cette galerie. Après avoir cliqué sur le lien Réutiliser des diapositives, un nouveau volet s’affiche à droite. Cliquez sur le bouton parcourir et sélectionner, par exemple, Rechercher le fichier. Il suffit alors de naviguer jusqu’au dossier où se trouve la présentation voulue afin de l’ouvrir dans le volet de droite.

Cochez la petite case au bas du volet afin que chaque diapositive ajoutée garde sa mise en forme originale puis cliquez sur chaque miniature à insérer dans le volet Réutiliser des diapositives. Seul détail, assurez-vous d’avoir effectué un clic de souris à l’endroit où la nouvelle diapositive doit s’insérer pour faciliter votre tâche.

Alors voilà! Il suffit de choisir la méthode que vous préférez.

N’hésitez pas à me contacter si vous avez d’autres questions!

Film ou video dans PowerPoint 2003 et 2007

2009-08-18T13:33:00.009-04:00

En réponse à la question de Romain - "...un ami a réalisé une animation vidéo au format .avi et je souhaiterais l'inclure dans le fond d'écran sur la première diapositive de ma présentation." - voici quelques informations importantes et la marche à suivre pour les versions 2003 et 2007 du logiciel.

Deux éléments importants:

Un fichier vidéo est toujours lié au fichier PowerPoint et non incorporé. Ceci signifie qu'il est primordial de s'assurer que le fichier vidéo ne soit jamais déplacé pour éviter de briser le lien qui permet à PowerPoint de le retrouver. Idéalement, gardez-le dans le même dossier que le fichier de la présentation pour minimiser les risques de problèmes.

Peu importe les éléments qui se trouvent sur votre diapositive ou leur disposition, dès qu'un fichier vidéo est démarré il se retrouve toujours au premier plan de la diapositive. Si vous désirez voir d'autres éléments graphiques ou du texte en même temps, vous devez vous assurer que votre vidéo ne couvre pas entièrement la diapo.

Insertion d'un fichier vidéo dans PowerPoint 2003

Via le menu Insertion / Films et sons / Film en provenance d'un fichier, on navigue jusqu'à notre fichier vidéo à partir de la fenêtre Insérer un film.

Le système vous présente alors la fenêtre qui vous permettra de déterminer si le film doit démarrer automatiquement ou seulement lorsqu'on clique dessus.

Dans le cas qui nous intéresse, il est probablement préférable que la vidéo démarre automatiquement alors il suffit de cliquer sur le bouton Automatique. En démarrant votre diaporama (touche F5 par exemple) vous verrez alors la vidéo démarrer dès l'affichage de la diapositive.

Il est possible de faire la lecture du fichier en plein écran soit en ajustant l'objet vidéo, comme on le ferait avec une image, soit en modifiant les paramètres via le volet Personnaliser l'animation ou via le menu contextuel (clic droit de la souris au-dessus de l'objet film) et Modifier Objet vidéo. Il est toutefois très important de vous rappeler que dès que la lecture du fichier vidéo démarre, tous les autres éléments de texte, les formes ou les images situés devant seront masqués...C'est malheureusement une contrainte du logiciel et de tenter de l'ajouter au masque de la diapositive de titre n'y changera rien!

Insertion d'un fichier vidéo dans PowerPoint 2007

La méthode d'insertion de film est identique pour PowerPoint 2007. Voici toutefois quelques informations supplémentaires concernant l'interface.

On procède via l'onglet Insertion puis, dans le groupe Clips multimédias à l'extrême droite du ruban, on clique sur la flèche sous Film pour accéder à la fonction Film à partir d'un fichier. Après l'insertion du fichier vidéo vous aurez accès à un nouvel onglet nommé Outils vidéo dans lequel le ruban vous donne accès aux paramètres modifiables de votre film.

Alors voilà. Tentez l'expérience et n'hésitez pas à me contacter si vous avez d'autres questions ou des commentaires.

Domptez vos barres d'outils dans PPT2003

2009-07-16T11:07:00.011-04:00

Beaucoup d'utilisateurs du logiciel PowerPoint 2003 savent qu'ils peuvent ajouter des barres d'outils mais bien peu connaissent les trucs pour rapidement les personnaliser selon leurs besoins. Voici donc les étapes pour y arriver.

Si vous n'avez jamais ajouté de barres d'outils, votre interface ressemble probablement à ceci:

Seule la barre d'outils standard est présente ce qui oblige les utilisateurs à passer par les menus ou à connaître les racccourcis clavier pour accéder aux différentes fonctions. Pour la méthode de personnalisation que je vous montre aujourd'hui, la première étape consiste à faire afficher les barres d'outils les plus courantes.

1- À partir du menu Affichage / Barres d'outils

Cliquez ensuite sur Mise en forme, Dessin et Image; vous devrez repasser par le menu Affichage pour chaque barre d'outils ajoutée.

Votre interface devrait maintenant ressembler à ceci:

2- Enlever des boutons peu utilisés de vos barres d'outils.

Les boutons dits "standards" des barres d'outils comportent parfois des fonctions qui ne seront pratiquement jamais utilisées par certains utilisateurs, en plus de prendre beaucoup d'espace. Donc, pour chacun des boutons qui ne vous seront pas vraiment utiles, positionnez votre pointeur de souris au-dessus puis enfoncez la touche Alt de votre clavier et le bouton de gauche de la souris. Vous verrez apparaître un encadré noir autour du bouton ainsi qu'un rectangle sous votre pointeur. Il suffit de le glisser hors de la barre d'outils pour le faire disparaître. La flèche noire, dans l'image ci-dessous, démontre le déplacement et l'aspect de votre pointeur lorsque le bouton est dans une zone où il sera supprimé.

3- Ajouter des fonctions qui ne sont pas sur les barres d'outils standards.

Une façon de personnaliser les boutons de nos barres d'outils est de passer par le menu Affichage / Barres d'outils / Personnaliser. On peut également cliquer sur la flèche noire située à l'extrémité d'une barre d'outils afin de choisir Ajouter/supprimer des boutons puis Personnaliser.

Dans la fenêtre Personnalisation qui s'affiche, onglet Commandes, vous pourrez fureter la longue liste qui s'offre à vous dans différentes catégories. Lorsque vous trouvez une commande qui vous sera utile, il suffit de la sélectionner, enfoncer votre bouton gauche de la souris, puis de la glisser à l'endroit qui vous plaît sur vos barres d'outils. Dans l'exemple ci-dessous, je vous montre la catégorie Dessin dans laquelle vous pouvez trouver ces sympathiques outils d'alignement. Dès que vous avez plus d'un élément sélectionnés sur une diapositive, ils vous permettent de procéder à leur alignement en seulement quelques clics de souris!

Amusez-vous à personnaliser vos barres d'outils. Plus elles seront adaptées à votre mode de travail dans PowerPoint 2003, plus vous serez productifs et gagnerez du temps! Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter.

Comment economiser plusieurs millions par annee sans couper des emplois?

2009-05-28T11:26:00.007-04:00

De simples changements au niveau des communications pendant leurs réunions pourraient permettre à Citigroup d’économiser 47 millions $ chaque année alors qu’une petite entreprise économiserait plus de 85 000 $ par année.

Mais quel est le rapport avec PowerPoint? Beaucoup plus que vous pourriez l’imaginer! L’article qui suit est une gracieuseté de mon confrère Dave Paradi qui m’a gentiment autorisé sa traduction et son adaptation. Raison de plus pour améliorer vos compétences en PowerPoint afin d'arrêter de présenter et commencer à communiquer!

Prétendre faire économiser 47 millions $ par année à Citigroup est une affirmation assez téméraire, particulièrement si aucune coupure d’emplois n’est impliquée. Comment cela peut-il se faire? En améliorant la communication lors de réunions déjà en cours et en réduisant les pertes du précieux temps accordé aux employés chaque jour. Des statistiques sont là pour le prouver.

Selon des statistiques de Microsoft en 2005, le travailleur américain moyen passait 5,5 heures par semaine en réunions et a l’impression que 71 % de ces réunions ne sont pas productives. De plus en plus de réunions comportent des présentations PowerPoint comme moyen de communiquer l’information alors les mauvaises présentations contribuent à cette perte de temps. Si on assume que 50 % des réunions impliquent une présentation PowerPoint et que ces réunions sont considérées de la même manière en termes de manque de productivité, alors le coût annuel de cette perte de temps, pour un professionnel ou un directeur qui gagne 60 000 $ par année, sera d’un peu plus de 2 928 $.

Citigroup est l’une des plus grandes corporations des États-Unis et du monde qui emploie, partout dans le monde, 325 000 personnes. Afin de créer un exemple de la vraie vie, utilisons les données du personnel de Citigroup pour 2006 où on dénombre 53 642 professionnels ou employés de direction aux États-Unis. En faisant le calcul, on obtient plus de 157 millions $ en perte de temps chaque année si on assume qu’ils travaillent de la même manière que les 38 000 personnes impliquées dans l’étude de Microsoft.

Si Citigroup pouvait réduire le pourcentage de réunions non-productives à 50 % - signifiant que les gens perdent seulement la moitié de leur temps passé dans des réunions avec des présentations, l’entreprise pourrait économiser plus de 47 millions $ de pertes de temps annuellement. Un objectif de 50 % de réunions non-productives peut sembler peu mais cela serait une amélioration énorme comparée à ce que les entreprises vivent actuellement. Sans compter que cette économie de 47 millions $ représente uniquement les réunions qui comportent des présentations tout en n’assumant pas que les autres types de réunions s’améliorent.

Comment n’importe quelle entreprise peut améliorer la communication pendant les réunions qui impliquent des présentations?

Voici 4 moyens:

Prenez plus de temps pour planifier ce qui sera dit. Trop souvent les présentations sont le résultat d’un “vidage de cerveau” du présentateur. Si les présentateurs investissaient du temps à planifier ce qu’ils doivent dire, le message serait plus clair et fort probablement plus court.
Pensez davantage à votre auditoire. La présentation doit être pour leur bénéfice à eux, pas le vôtre. Une présentation orientée vers les besoins de l’auditoire permettra de réduire l’information qu’ils n’ont pas besoin d’entendre tout en améliorant la prise de décision et l’action.
Créez des éléments visuels qui communiquent le message. Le plus gros défaut des présentations PowerPoint est qu’il est trop facile de créer des diapositives entières de listes à puces interminables. Vous devez penser de façon plus visuelle en créant des graphiques, des diagrammes, des tableaux et des images qui vous permettent d’y ajouter vos commentaires et explications afin de communiqué votre message.
Ayez une conversation au lieu d’une conférence ou un cours magistral. Trop de gens lisent chacune de leurs diapositives sans jamais rendre le contenu attrayant pour aucune personne de leur auditoire. Les présentations devraient engager votre auditoire à discuter de l’information et des prochaines étapes. Les présentateurs doivent pratiquer davantage afin d’être entièrement confortables avec leur message et être libres de proposer des exemples, des histoires et l’interaction qui mène à de meilleurs résultats.

Ces économies ne sont pas uniquement disponibles à Citigroup. Votre entreprise n’est peut-être pas aussi grosse et vous croyez que les économies ne seront pas aussi significatives. Toutefois, si votre organisation est composée de 100 professionnels et directeurs vous pourriez économiser 86 625 $, une somme très significative pour n’importe quelle entreprise.

Encore trop d’entreprises manquent l’opportunité de réduire les pertes de temps et continuent de contribuer au stress, au déséquilibre travail-famille et la faible productivité de leurs employés. Faites des changements dans votre groupe de travail dès aujourd’hui. Commencez à mieux communiquer dans vos réunions et voyez les résultats étonnants que vous pourrez atteindre.

©MMVII Dave Paradi
Dave Paradi aide les présentateurs à utiliser les visuels PowerPoint de façon Stratégique afin d’améliorer leurs présentations. Il est également co-auteur de Guide to PowerPoint de Prentice Hall et auteur de The Visual Slide Revolution. Plusieurs ressources et articles (en anglais) sont disponibles sur son site web au http://www.thinkoutsidetheslide.com/

Comment appliquer differents masques dans PowerPoint 2007

2009-05-22T10:25:00.003-04:00

J'ai reçu une question ce matin à l'effet qu'il pouvait être difficile d'appliquer plus d'un masque dans PowerPoint 2007. Puisque je crois énormément au pouvoir et à l'efficacité des communications visuelles (je me demande pourquoi... :-) ), j'ai donc décidé d'en faire le sujet d'un nouvel article.

Donc, pourquoi est-ce si difficile d'appliquer différents modèles de masque dans PowerPoint 2007? Tout simplement à cause d'une programmation par défaut très ennuyante du logiciel lui-même! En effet, lorsque vous êtes dans la galerie des différents modèles de masques présents dans votre présentation (Onglet Création, Groupe Thèmes), un clic gauche de la souris sur un des modèles l'applique automatiquement à toutes les diapositives...pas très pratique! Ce qu'il faut faire est un clic droit de la souris sur le modèle sélectionné, puis choisir l'option Appliquer aux diapositives sélectionnées.

L'image ci-dessus provient de mon matériel de cours dans lequel j'utilise plusieurs masques. Il suffit de s'assurer d'avoir sélectionné la ou les diapositives miniatures à gauche, lorsque vous êtes en affichage Normal-Diapositives (ou encore les miniatures en mode Trieuse) AVANT d'appliquer un nouveau modèle.

Sélection de plusieurs diapositives - Truc :

Vous n'êtes pas obligé de modifier une à une toutes les diapositives dont le modèle de masque est à changer. Si elle sont consécutives, on clique sur la première, on maintient la touche MAJ enfoncée, puis on clique sur la dernière. Si elles sont non consécutives, on clique sur la première, on maintient la touche CTRL enfoncée, puis on clique sur toutes les autres diapositives à modifier.

Mise en garde pour ceux qui doivent produire une présentation au format PowerPoint 2003 mais qui travaillent dans PowerPoint 2007...

La compatibilité parfaite entre les versions n'existe pas! Si vous utilisez plusieurs masques en 2007, il faut prendre en considération que, la gestion des masques étant bien différente en 2003, vous obtiendrez une liste monstrueuse et désordonnée de diapositives de masque. La présentation fonctionnera malgré tout mais la présence de toutes ces diapos de masque peut en surprendre plusieurs.

N'hésitez pas à m'écrire si vous avez des questions!

Signification des couleurs dans une presentation

2009-05-12T15:49:00.003-04:00

Les couleurs sont utilisées pour mettre de l’ambiance et donner le ton. Elles peuvent également être utilisées pour attirer l’attention.

Voici des résultats intéressants tirés d'une étude américaine:

"La recherche démontre que les gens portent des jugements inconscients face à une personne, un environnement ou un produit en dedans de 90 secondes et que 62% à 90% de cette évaluation est uniquement basée sur la couleur."
Source: CCICOLOR – Institute for Color Research

Puisque autant de gens se font une opinion à partir de la couleur, ne serait-il pas temps de porter une attention particulière au choix des couleurs de votre prochaine présentation PowerPoint?

Voici un bref résumé de ce que j'enseigne dans mon cours de formation sur l'amélioration des présentations PowerPoint:

Rouge = Agressif, fort & lourd, passion, amour, intensité
Bleu = Confort, loyauté & sécurité, paix, confiance, assurance
Jaune = Prudence, printemps & luminosité, optimisme, joie
Vert = Argent, santé, nourriture & nature, environnement, reptiles
Orange = Chaleur, enthousiasme, & énergie

Bien entendu, ces significations ne sont qu’un guide car certaines couleurs peuvent représenter d’autres émotions pour vous ou pour d’autres personnes. Mais cela vous donne tout de même une idée des couleurs à utiliser ou éviter selon votre présentation.

Pour plus de détails n'hésitez pas à communiquer avec moi pour obtenir des détails sur mon cours de formation.

Animer ou ne pas animer, telle est la question!

2009-04-21T10:54:00.005-04:00

Il existe plusieurs effets d'animation disponibles dans PowerPoint, à un point tel qu'il est parfois difficile de résister à la tentation d'utiliser les plus captivants. Tout dépendant du type de présentation que vous préparez, vous risquez de commettre une grave erreur!

Y a-t-il des règles claires concernant les animations à utiliser ou à proscrire? Je dirais oui...et non! En fait, tout dépend du type de présentation et du sujet ou du message à transmettre. Toutefois, peu importe le type de présentation, vous pouvez avoir la certitude d'une chose: l'être humain ne peut s'empêcher de suivre un mouvement à l'écran! C'est le même principe que de voir nos charmants chats et chiens qui poursuivent le faisceau lumineux d'une lampe de poche. Donc, à la lumière de cet axiome (désolée du jeu de mot! :-) ) le conseil de base à appliquer est le suivant: ne tentez pas d'impressionner la galerie avec toute la panoplie d'animations mise à votre disposition.

Pour du texte, je suggère les 3 valeurs sûres suivantes: Apparaître, Estomper ou Balayer. Malgré tout, si une animation n'apporte pas vraiment d'avantage au point que vous désirez faire, abstenez-vous!

Pour des éléments graphiques, Apparaître et Estomper sont encore une fois des valeurs sûres en plus d'être des animations discrètes qui rehaussent le professionalisme de votre présentation. Toutefois, si vous devez illustrer un processus complexe ou recréer un mouvement calqué sur la vraie vie, je vous dirais de vous réserver un peu plus de temps pour fouiller ce que PowerPoint vous offre afin de rendre le tout plus réaliste.

À titre d'exemple, je pourrais citer une des présentations de science de mon fils de 12 ans. Il devait démontrer les effets de l'eau et du soleil sur la croissance d'une plante. Nul besoin de préciser que dans ce cas précis, il a dû apprendre à utiliser des animations d'Ouverture et de Fermeture, en plus des Trajectoires. Mais sa patience fut récompensée, il a obtenu une note parfaite pour sa présentation! :-)

Raccourcis clavier pour PowerPoint

2009-03-27T14:59:00.006-04:00

Je conseille les gens et fais de la formation informatique depuis de nombreuses années ce qui m'a permis de constater qu'il y a généralement deux catégories d'utilisateurs: ceux de type "clavier" et ceux de type "souris". Pour ma part, je dirais que je suis du type à utiliser la solution la plus rapide et la plus facile selon les besoins du moment, ceci afin de réduire les tensions causées par l'utilisation de mon clavier et de ma souris pendant plusieurs heures.

Dans l'outil PowerPoint, tout comme pour les autres outils de la suite bureautique Microsoft Office, nous avons accès à plusieurs icônes sur lesquelles nous pouvons tout simplement cliquer pour accéder à différentes fonctions. Mais il est parfois plus rapide ou pratique d'utiliser son clavier au lieu de chercher une icône puis d'y déplacer le curseur de la souris.

Voici donc quelques raccourcis clavier que j'utilise régulièrement lors du montage d'une présentation ou d'un diaporama. Il en existe davantage mais cette liste de base saura vous être utile.

La prochaine fois, je vous montrerai comment personnaliser les barres d'outils dans PowerPoint 2003.

N'hésitez pas à me faire parvenir vos questions ou commentaires!

Je dois faire une presentation...par ou commencer?

2009-03-24T09:54:00.004-04:00

Lors de formations ou dans le cadre de la conception de présentations pour mes clients les gens me posent régulièrement la même question: par où commencer? Quoique ma réponse puisse en surprendre plus d'un, je réponds toujours: "Surtout pas dans PowerPoint!".

Si vous désirez produire une présentation efficace qui aura de l'impact sur votre auditoire il faut en effet s'éloigner de l'outil. Plusieurs raisons me viennent en tête:

le modèle de base dans PowerPoint vous pousse à générer du contenu textuel;
concevoir une présentation directement dans l'outil vous fait voir votre contenu en termes du nombre de diapositives au lieu d'idées à transmettre;
la tentation est très forte de commencer à travailler sur votre jeu de couleurs et la disposition du logo...au détriment du message à transmettre;
on brime notre créativité!!!

Donc, quels sont les meilleurs outils pour démarrer une présentation? Papier et crayon! Ou encore, un bloc de feuilles autocollantes (les Post-it!!) qui vous permettront de noter les idées importantes à transmettre. En vous éloignant du logiciel vous serez en mesure de vous attarder au message à transmettre en plus de donner une chance à votre cerveau de vous donner des idées d'images significatives pour l'illustrer.

Une fois vos idées claires et ordonnées, de façon à être facile à assimiler par votre auditoire, je vous suggère l'exercice suivant: tentez de mettre une seule idée par diapositive. De cette manière vous aurez automatiquement le réflexe de grossir la police de caractère et de prévoir un élément visuel qui accrochera les émotions de votre auditoire.

Voici un exemple. À gauche une diapositive que l'on m'avait soumise et, à droite, une des diapositives remodeler avec le principe "1 idée par diapo".

Souvenez-vous toujours que pour convaincre les gens ou pour qu'ils passent à l'action, ils doivent se sentir interpeller. Et qui dit interpeller dit émotions!

Masque des diapositives-PowerPoint 2007

2009-03-11T10:49:00.005-04:00

Et finalement, le masque des diapositives pour PowerPoint 2007!

Tout comme pour le masque des diapositives dans PPT 2003, il nous permet de déterminer l'allure générale de notre présentation : police de caractère, espaces réservés à des images ou des éléments graphiques, etc.

On y accède via l’onglet Affichage, groupe Affichage des présentations puis le bouton Masque des diapositives. Voici l'aspect de votre interface en mode Masque des diapositives:

Contrairement au Masque des diapositives dans PowerPoint 2003, on peut remarquer plusieurs types de dispositions : diapositive de titre (vue actuelle identifiée également par le rectangle orangé dans les miniatures de gauche), titre et liste à puces (la première du haut), titre et contenu, titre de section, deux contenus, etc. En plus de la mention "Masque des diapositives" dans la barre d'état, la version 2007 nous donne un indice visuel supplémentaire qui, à mon avis, est plus visible que la version précédente : le bouton rouge dans le ruban qui Désactive ou ferme le mode Masque.

Le gros avantage de toutes ces dispositions? Vous permettre de créer des présentations uniformes avec plus de rapidité en ayant accès à plus de modèles de base. Cela ne vous empêche pas de modifier les dispositions proposées selon vos besoins (polices, couleurs, graphismes, etc.) ou encore de supprimer celles qui ne vous conviennent pas. Serait-ce le seul changement apporté au Masque des diapositives dans la version 2007? Pas tout à fait…En cliquant sur le bouton Insérer le masque des diapositives, vous obtenez une deuxième série complète de diapositives comportant les mêmes dispositions que la première. Elle est identifiée par le chiffre 2 à gauche de la première diapositive de la série.

Voici au moins deux raisons qui m’inciteraient à utiliser cette finctionnalité : 1) Je pourrais ainsi créer, pour la même présentation, un modèle à fond sombre et un autre à fond clair afin de pouvoir m’adapter aux conditions de la salle où je présente. 2) Dans le cas où je devrais fournir une copie imprimée en noir et blanc de certaines diapositives, je serais en mesure de simplement appliquer le deuxième masque prévu pour une impression optimale et ce, en quelques clics seulement.

Comment appliquer les différents masques dans une présentation

Après être retourné au mode normal d’affichage, afficher le ruban de l’onglet Création. Dans le groupe Thèmes, il vous suffit de faire un clic droit de la souris sur la diapositive miniature qui comporte les schèmes de couleurs et de police que vous désirez appliquer: cela vous affiche la liste des différents types d’applications qui s’offrent à vous (p. ex. toutes les diapos ou seulement celle(s) sélectionnée(s)). Voici ce que cela donne:

N'hésitez pas à me faire parvenir vos questions ou commentaires sur le sujet.

Masque des diapositives-PowerPoint 2003

2009-02-10T13:37:00.007-05:00

Nous voici enfin rendus au fameux masque des diapositives pour PowerPoint 2003!

Tout comme pour les autres types de masques dans PowerPoint, celui des diapositives nous permet de déterminer l'allure générale de notre présentation tout en facilitant grandement notre tâche dans le cas où on décide de modifier certains paramètres: terminé le temps passé à modifier la police de caractère sur chacune de nos diapositives, on peut le faire à partir d'un seul endroit.

Tout comme les autres masques, on y accède via le menu Affichage > Masque > Masque des diapositives. Voici l'aspect de votre interface en mode Masque des diapositives:

À première vue le mode Masque ressemble beaucoup à l'affichage normal en mode édition. On remarque toutefois la présence du texte qui nous indique la possibilité de modifier les styles ainsi que la mention "Masque des diapositives" dans la barre d'état. Dans la capture d'écran actuelle, vous voyez également la petite barre d'outils flottante du masque des diapositives. Toutefois, si vous la glisser dans votre barre d'outils elle y demeurera fixer lors de votre prochaine ouverture du masque des diapositives.

En apportant toutes les modifications requises sur le masque de la diapositive de contenu vous pourrez rapidement obtenir une présentation uniforme. La prochaine capture d'écran montre des changements apportés au niveau de la taille des polices de caractères, des zones de texte ainsi que de l'ajout d'éléments graphiques à l'aide de l'outil de dessin.

Quelques petits trucs de design (conception):

utilisez des polices dites "sans sérif" (p. ex. arial, verdana ou toute autre police qui ne comporte pas de traits fins et stylisés - la plus connue étant Times New Roman);
gardez peu de différence entre la taille de votre titre et celle du contenu...inutile que le titre vole la vedette, c'est votre contenu qui transmet votre message;
autant que possible, évitez d'encombrer votre diapositive avec un logo, une date ou un numéro de diapositive sur chaque page.

Afin d'ajouter une diapositive de titre cliquez sur le bouton "Insérer un nouveau masque de titre" de la barre d'outils (sur la capture d'écran, voir l'infobulle). Lorsque la diapositive de titre est ajoutée, elle comporte les mêmes éléments graphiques que dans la diapositive de contenu élaborée dans notre première étape. Il suffit de supprimer ou modifier ces éléments pour qu'ils s'adaptent à nos besoins. Voici ce que quelques modifications ont donné:

En cliquant sur le bouton "Désactiver le mode Masque" vous retourner au mode normal d'édition et, par défaut, le logiciel prévoit une page de Titre comme première diapositive. Il suffit d'ajouter votre propre texte à chaque des zones de texte. Dès l'ajout de votre deuxième diapositive le principe est le même mais avec votre diapositive de contenu telle que vous l'avez définie dans le Masque. Voici ce que cela donne:

Même si je pourrais ajouter encore beaucoup de détails sur le sujet je vais conclure pour cette semaine. Le meilleur conseil que je puisse vous donner est de tenter l'expérience avec les informations partagées aujourd'hui. Je vous reviendrai avec d'autres détails dans une prochaine publication.

D'ici là, n'hésitez pas à me faire parvenir vos questions sur le sujet.

Masque des pages de commentaires

2009-01-23T10:21:00.003-05:00

Après une pause pour les festivités et le rattrapage d'après les Fêtes, je vous reviens avec la suite des masques disponibles dans PowerPoint. Tel que déjà mentionné, il existe trois masques:

Masque des diapositives
Masque du document
Masque des pages de commentaires

Dans une publication précédente je vous ai parlé du masque du document, cette semaine je poursuis avec le masque de la page des commentaires. Pour la façon d'accéder aux différents masques je vous réfère également à ma publication du 12 décembre 2008.

Donc, voici l'aspect de votre interface lorsque vous accédez au Masque des pages de commentaires. L'image suivante provient de PowerPoint 2007 mais l'interface de PowerPoint 2003 est tout à fait similaire, sauf pour la présence des barres d'outils au lieu du ruban.

On remarque la présence d'espaces réservés pour la date et le numéro de page, en plus d'y retrouver deux espaces où on peut prévoir du texte à ajouter dans l'en-tête ou le pied de page. En sélectionnant ces espaces, qui peuvent être déplacés et dont la taille est modifiable, vous pouvez modifier le format et la taille des polices de caractère ou même supprimer ceux que vous ne désirez pas voir paraître sur vos documents imprimés. Pensez également à ajouter votre logo d'entreprise ou tout autre élément graphique qui permettra de rehausser la présentation de votre document.

L'image de la diapositive peut être déplacée ou redimensionnée selon la mise en page à donner à votre document imprimé. Même principe pour l'espace réservé au texte des Commentaires, en plus de pouvoir modifier les caractéristiques du texte qui sera imprimé. Si vous imprimez les pages de commentaires dans le but d'en faire un document de soutien pour votre auditoire, je vous suggère de garder la police de caractère à un maximum de 12 pt afin que tout votre texte puisse être contenu dans l'espace réservé. Si vous utilisez ce document comme notes de présentation, pensez plutôt à une taille de police plus grosse afin de pouvoir facilement y jeter un coup d'oeil si vous l'avez entre les mains pendant votre présentation.

Finalement, bien qu'il soit possible d'ajouter un arrière-plan à votre document, faites des essais afin de vous assurer que le texte imprimé demeure facilement lisible.

Semaine prochaine: Masque des diapositives pour PowerPoint 2003. Malheureusement je dois en effet scinder les publications à ce sujet...trop de détails importants! :-)

Les differents masques de PowerPoint

2008-12-12T14:45:00.008-05:00

Des masques dans PowerPoint? Et oui, et ce n'est pas à cause d'un trouble de la personnalité de votre logiciel ! :-)

Il existe en effet différents types de masques dans PowerPoint. Malheureusement ces outils de conception sont très souvent méconnus de plusieurs utilisateurs. Dommage, car ils sont un atout de productivité inestimable pour toute personne appelée à concevoir des présentations visuelles.

Il y a trois masques dans PowerPoint, peu importe la version utilisée:

Masque des diapositives
Masque du document
Masque des pages de commentaires

Dans les trois cas, les masques vous permettent de déterminer des caractéristiques générales à appliquer dans toute votre présentation afin d'obtenir un modèle uniforme. C'est donc dire qu'à partir d'un seul endroit, on peut déterminer le type de police de caractère ainsi que sa taille et sa couleur, l'emplacement des zones de texte ou fichiers multimédias, l'arrière-plan, la présence ou non d'en-têtes et pieds de page ainsi que leur contenu, etc.

Accès aux masques

Pour la version 2003, on passe par Affichage / Masque / Masque des diapositives (ou document, ou commentaires).

Pour la version 2007, on clique sur l'onglet Affichage dans lequel on retrouve les trois boutons d'accès aux masques dans le groupe Affichages des présentations.

Cette semaine nous débuterons par les détails d'un des 2 plus simples: le masque du document. Les images ci-dessous proviennent de la version 2007 de PowerPoint mais, sauf avis contraire, vous retrouverez la même chose dans votre interface 2003.

Lorsque l'on accède au Masque du document, on obtient la vue suivante:

On peut y voir différentes zones de texte présentes par défaut (En-tête, Pied de page, Date et Numéro de page). Il suffit de les déplacer à notre guise et d'y inscrire les informations que l'on veut voir figurer sur le document imprimé. La numérotation des pages se fait d'elle-même en autant que cette zone de texte ne soit pas supprimée. Sur la vue actuelle on voit un document avec une disposition de 6 miniatures de diapositive par page. On peut toutefois modifier les autres types de documents à partir des outils disponibles dans le ruban (pour PPT2003, une petite barre d'outils flottante vous donnera accès à ces outils).

En cliquant sur le bouton Disposition par page en 2007, ou à partir des boutons de la barre d'outils flottante dans 2003, on choisit tout simplement la disposition qui s'appliquera à notre document puis on procède à l'ajustement de la mise en page selon nos besoins tels que logo d'entreprise, nom de la présentation, arrière-plan, type de police de caractère, etc.

Comme vous pouvez le constater, nul besoin de créer un document d'accompagnement dans Word si tout ce que nous avons besoin sont les images des diapositives, ou quelques lignes pour prendre des notes.

La semaine prochaine: le Masque des pages de commentaires.

Fonction album photo de PowerPoint

2008-12-06T19:18:00.009-05:00

Avec la période des Fêtes qui approche et les nombreuses photos que l'on prend généralement, je vous parle aujourd'hui d'une fonction parfois méconnue du logiciel PowerPoint: l'album photo.

Plusieurs personnes savent déjà qu'il est facile d'insérer des photos dans une présentation mais vous conviendrez avec moi que la tâche peut s'avérer colossale si on décide d'y insérer plusieurs dizaines de photos! C'est ici que l'album photo entre en jeu.

Dans PowerPoint 2003:

Via le menu Insertion / Image / Nouvel album photo, on obtient la fenêtre suivante:

C'est dans la fenêtre Album photo que l'on a accès à plusieurs outils pour créer notre album.

On pourra sélectionner nos photos en cliquant le bouton Fichier/Disque. Il suffit de naviguer jusqu'à l'emplacement de nos photos et de les sélectionner (pour plusieurs photos non-consécutives, on maintient la touche CTRL enfoncée pendant que l'on clique sur chacun de nos choix).

En utilisant les boutons montrant une flèche vers le haut ou vers le bas, on peut modifier la séquence de photos. Il suffit de regarder l'aperçu à droite de la liste pour savoir quelle image sera déplacée.

Vous pouvez choisir le nombre de photos par diapositive et si vous désirez avoir un cadre autour. Toutefois, pour un effet plus spectaculaire lors du visionnement de votre album je vous suggère de garder une seule photo par diapositive et de choisir l'option Ajuster à la diapositive.

Sous l'Aperçu, vous pouvez faire des ajustements sur chacune de vos photos comme les faire pivoter et ajuster le contraste et la luminosité. Donc si vos photos n'ont besoin que de quelques retouches mineures, nul besoin d'un logiciel de traitement d'image.

En cliquant sur le bouton Créer le logiciel place chacune des photos sélectionnées sur des diapositives en plus de vous créer une page de titre.

Puisque l'arrière-plan de vos diapositives est généralement blanc par défaut (si vous n'avez pas utiliser de modèle), il ne vous reste qu'à déterminer l'aspect à donner à votre page couverture. En ce qui concerne les photos en format portrait (sur la longueur), vous remarquerez que vous voyez l'arrière-plan de la diapositive de chaque côté. Afin de mettre en valeur vos images plutôt qu'un arrière-plan, je vous suggère que ce dernier soit noir. Voici un petit exemple d'un album créé en quelques minutes seulement:

Détail important à considérer: dans la version 2003 vous n'avez aucune possibilité de modifier l'album créé à partir de la fenêtre Album photo vue plus tôt. Assurez-vous donc de bien vérifier et ajuster vos photos avant de cliquer sur le bouton Créer si vous ne voulez pas devoir tout ajuster manuellement sur chacun des diapositives par la suite.

Dans PowerPoint 2007:

Dans l'onglet Insertion, groupe Illustration, vous trouvez directement la fonction Album photo. Les étapes de création sont les mêmes qu'avec la version 2003. La nouveauté très intéressante dans cette version est la possibilité de retourner modifier votre album photo après sa création et de le mettre à jour.

La fonction Album photo s'avère donc inestimable pour créer des diaporamas de vos plus beaux souvenirs tout en réduisant énormément le temps de conception.

Amusez-vous bien!

Comment persuader son auditoire

2008-11-24T14:43:00.004-05:00

Plusieurs éléments retrouvés dans les présentations visuelles actuelles sont une source d'irritants pour nos auditoires. Afin de comprendre pourquoi nous devons regarder de plus près le fonctionnement du cerveau humain.

Le cerveau humain gère différents types d'informations à partir de son côté gauche ou son côté droit. Le cerveau "gauche" est la portion faisant parti de notre côté plus rationnel: il gère et analyse des détails factuels tels les faits, les données, les listes à puces, etc. Puisque le texte et les listes à puces font parti de cette liste cela signifie également que lorsqu'un auditoire doit regarder des diapositives remplies de texte, seule leur mémoire à court terme est sollicitée. Très peu efficace si vous désirez graver votre message dans leur mémoire à long terme!

De l'autre côté, le cerveau "droit" gère tout ce qui touche aux émotions et à l'humeur. Dans une présentation l'utilisation d'éléments visuels de qualité et le choix des couleurs aura une grande influence sur votre auditoire. Puisque les gens n'ont pas à lire des diapositives ils peuvent concentrer toute leur attention à votre discours. Le cerveau droit étant le centre de la mémoire à long terme, tout ce qui sera mis en oeuvre pour le solliciter vous permettra de persuader votre auditoire tout en stimulant la prise de décision.

Donc, pour informer, inspirer et persuader vos auditoires vous devez faire appel à leurs émotions si vous désirez les amener à prendre action. Vous devrez également être en mesure de dialoguer et d'entretenir une relation avec votre auditoire au lieu de simplement "donner" une présentation.

Insertion d'images dans PowerPoint

2008-11-13T10:26:00.009-05:00

Photographie prise lors d'une visite familliale chez le producteur de tournesols La ferme Champy d'Upton (http://champy.ca/node/1). En plus d'une superbe journée au grand air, mes photographies de tournesols se retrouvent dans mon livre Relational Presentation: A Visually Interactive Approach, co-écrit avec Robert Lane d'Aspire Communications (http://tiny.cc/RPbook)

Depuis maintenant quelques semaines j'insiste beaucoup (et même énormément!) sur le fait d'utiliser des éléments visuels pour vous aider à développer des présentations efficaces ou plutôt, de bons outils de communication!

Aujourd'hui je vous donne quelques endroits sur le web où vous pourrez trouver ce qu'il vous faut. Toutefois, n'oubliez jamais de vérifier et respecter les règles des droits d'auteurs lorsque vous téléchargez des fichiers à partir de galeries de photos. Le commerce "équitable" ne devrait pas juste être pour le chocolat et le café! ;-)

Si vous utilisez le logiciel de présentation PowerPoint, vous pouvez profiter d'une vaste galerie de photos gratuites directement sur le site de Microsoft. L'accès rapide est d'utiliser la fonction Insérer / Images clipart mais de limiter vos résultats de recherche aux photographies. Il est également possible de se rendre directement sur le site suivant: http://office.microsoft.com/en-us/clipart/default.aspx?ofcresset=1. Pourquoi je vous suggère le site américain? Tout simplement parce que l'expérience m'a apprise que cette banque d'images est plus complète que celle du site canadien, en plus de donner des hyperliens vers des sites partenaires - Partner Sites - où vous pourrez trouver d'autres superbes photos. Ces sites offrent, pour la plupart, des photos payantes mais il peut parfois être intéressant d'obtenir LA photo qui fera la différence!

En visitant le blogue d'Adobe Photoshop à l'adresse suivante: http://www.2yi.net/free-stock-photos.html, vous aurez accès à une très longue liste de sites où des galeries de photos gratuites sont disponibles. Il suffit de lire les restrictions de droits d'auteur avant de télécharger les photos qui vous intéressent.

La plupart du temps vous êtes autorisés à utiliser les photos ou images provenant de galeries de photos gratuites pour vos présentations. Les restrictions s'appliquent généralement lorsqu'un utilisateur a l'intention de produire un gabarit ou modèle qui sera revendu à plusieurs utilisateurs.

LA solution simple et économique

Vous avez une caméra numérique? Ne partez plus jamais sans elle! De nos jours la plupart des gens utilisent des caméras numériques. Il devient donc facile de créer nos propres banques d'images à peu de frais tout en n'ayant jamais à se préoccuper des droits d'auteur. La seule mise en garde à ce sujet: si vous photographiez des inconnus avec l'intention d'utiliser cette image pour vos productions dans le futur, assurez-vous d'obtenir leur consentement écrit à l'effet que vous pourriez utiliser ou publier cette photographie dans le futur. Le plus simple lorsque vous avez besoin d'êtres humains sur vos images est de photographier des gens que vous connaissez qui acceptent l'utilisation que vous ferez de leur charmant minois!

Alors, souriez et amusez-vous!

Communique-Nouveau cours CHABOS

2008-11-04T20:53:00.003-05:00

Une autre présentation? Non, votre nouvel outil de communication!

Granby, le mardi 4 novembre 2008 - C’est avec grand plaisir que CHABOS, une entreprise spécialisée dans le milieu des présentations assistée par ordinateur, annonce son tout nouveau cours Transformez vos présentations PowerPoint® en de formidables outils de communication visuels.

L’art de convaincre votre auditoire ou oser être différent

Le tout nouveau cours Transformez vos présentations PowerPoint® en de formidables outils de communication visuels est destiné à tout individu qui désire sortir du moule actuel des présentations « PowerPlate »! En une journée, Chantal Bossé, présidente de CHABOS inc, aborde 7 concepts à mettre en pratique pour concevoir des présentations mémorables qui sauront pousser tout auditoire à agir et réagir. À l’aide de votre propre matériel et de nombreux exemples du milieu, vous pourrez mettre en pratique les façons d’analyser votre contenu et les meilleures méthodes de conception (design) adoptées par l’industrie. Votre plus gros avantage est très certainement l’introduction des concepts de flexibilité et d’interactivité.

Vous ne pouvez vous libérer pour une journée entière? Qu’à cela ne tienne, madame Bossé est en mesure de s’adapter à vos besoins : conférence d’une ou deux heures, atelier d’une demi-journée, vous n’avez qu’à le demander. L’important est d’oser être différents! Sortez des rangs et faites votre marque. Arrêtez de présenter…commencez à communiquer!

Chantal Bossé, auteure et présidente de CHABOS, est une professionnelle de la présentatique qui œuvre dans le domaine depuis plus de 10 ans. Spécialisée dans les présentations visuelles interactives, elle saura vous guider à travers les fonctions parfois méconnues de PowerPoint afin de vous aider à transformer vos présentations.

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Pour information : Chantal Bossé, présidente CHABOS
blogue@chabos.ca
450-777-2363

Une autre presentation? Non, un outil de communication!

2008-10-30T15:34:00.005-04:00

Depuis maintenant quelques semaines je vous entretiens des méthodes qui peuvent vous permettre d'améliorer vos présentations. Plusieurs outils peuvent être utilisés pour produire vos présentations visuelles : les amateurs de nouveautés utilisent probablement déjà PowerPoint 2007, d'autres viennent tout juste de faire le saut à PowerPoint 2003 et finalement certains utilisateurs tentent l'expérience avec les versions "Open Source" ou gratuites. En bout de ligne, le logiciel utilisé devrait-il faire une différence? À mon humble avis, non!

L'importance que vous accorderez à la préparation de votre message et au contenu de votre présentation l'emporte grandement sur l'outil logiciel que vous utilisez. Je suis d'accord que certaines versions possèdent des fonctions qui facilitent la tâche de création (je suis une grande fan de PowerPoint 2007!) mais malheureusement pour les utilisateurs, cela ne donne pas toujours des présentations captivantes pour autant.

Tirés de mon nouveau cours "Transformez vos présentations PowerPoint en de formidables outils de communication visuels", voici donc les 7 concepts à mettre en pratique pour concevoir des présentations mémorables:

Avant d'ouvrir l'outil, faire ses devoirs: planification, analyse de votre contenu et développement de votre message.
Mettre en pratique les principes de base d'une bonne conception (design): styles et grosseurs de police, couleur d'arrière-plan, règles de contraste, les jeux de couleurs, éviter l'encombrement visuel, maintenir une constance visuelle, utiliser les animations pour des buts précis, donner une image professionnelle.
Réduire le texte: restraindre les listes à puces interminables.
Utiliser le multimédia : en remplacement du texte.
Animer pour augmenter la compréhension.
Devenir un conteur: trouver une histoire qui illustre votre message.
Devenir un présentateur flexible: ne serait-il pas temps d'avoir accès à votre contenu à n'importe quel moment?

Bref, osez être différents! Sortez des rangs et faites votre marque en éliminant les listes à puces interminables ou les diapositives remplies de texte. Utilisez des éléments visuels et prenez le temps de raconter l'histoire qui poussera votre auditoire à prendre action.

N'hésitez pas à me contacter pour obtenir plus de détails sur ce nouveau cours ou sur la conférence portant sur le même sujet.

Truc # 5 pour ameliorer vos presentations

2008-10-22T11:05:00.007-04:00

Aujourd'hui je partage avec vous mon 5e truc important pour remodeler une présentation existante afin qu’elle soit plus efficace et convaincante.

Pensez à ajouter un peu de flexibilité dans vos présentations!

Lorsque l’on me demande de remodeler une présentation, je reçois généralement un diaporama purement linéaire qui force son utilisateur à passer les diapositives une après l’autre…à moins de se souvenir du numéro exact de chacune pour tenter de « naviguer » entre elles à partir de son clavier, avec un résultat pas toujours très inspirant pour l’auditoire. Il existe une meilleure façon de se présenter à un auditoire si vous désirez vraiment vous démarquer…et vous faire remarquer.

Combien de fois avez-vous assisté à une présentation où, suite à une question, vous avez entendu : « J’ai une diapositive qui répond à votre question plus loin dans la présentation », « Rappelez-vous, il y a environ 20 diapositives, lorsque nous avons parlé de… », ou encore « Oh non! Nous manquons de temps. Je vais juste vous montrer ces diapositives rapidement pour que l’on puisse conclure ». Pourquoi ne pas retourner au contenu montré 20 minutes plus tôt ou encore, montrer du matériel prévu 20 diapositives plus tard? Pourquoi ne pas avoir ignoré du matériel moins important plus tôt au lieu de faire défiler 20 diapositives surchargées en accélérer pendant les 2 dernières minutes de la présentation?

On peut grandement améliorer nos performances en ajoutant quelques éléments de navigation de base. Ils nous permettront de rendre notre contenu plus flexible afin de l’adapter à notre auditoire au moment voulu. Plusieurs présentateurs qui ont tenté cette expérience deviennent généralement plus à l’aise devant leur auditoire alors, pourquoi ne pas en faire l’expérience vous-même?

Truc # 4 pour ameliorer vos presentations

2008-10-13T20:52:00.005-04:00

La problématique du « Je dois absolument imprimer ma présentation comme document aux participants! ».

Si les participants à votre séminaire ou votre conférence s’attendent à recevoir de la documentation, je vous encourage fortement à produire un document de soutien en bonne et due forme. L’impression de toutes les diapositives d’un fichier de présentation ne devrait pas être considérée une bonne pratique documentaire. Le matériel de présentation doit être considéré comme un outil de communication pour le présentateur et non l’outil pour afficher des notes destinées à être imprimées.

Prenez le temps de produire un autre document qui résumera les informations les plus importantes de votre présentation. C’est également une bonne idée d’inclure des images de vos visuels les plus importants, surtout s’ils permettent de mieux comprendre ou de mettre en contexte vos explications verbales. Lorsque nous produisons un document de soutien supplémentaire, nous pouvons également utiliser plus librement des éléments visuels (audio, vidéo et animations significatives) qui permettront à l’auditoire de mieux comprendre sans avoir recours à du texte ou trop de détails.

Comment imprimer seulement quelques diapositives sans refaire un autre fichier? Dans la fenêtre Imprimer, on doit cocher le bouton radio Diapositives puis inscrire les numéros de diapositives à imprimer. Ensuite, choisir Documents dans la liste déroulante; vous pouvez également modifier le nombre de diapositives par page. En cliquant le bouton Aperçu vous pourrez voir si la disposition vous convient avant d’imprimer votre document.